Voldsomme prisstigninger på produkter og råvarer samt generel forsyningsmangel og lange leveringstider er blot nogle af de udfordringer, som tilbudsgivere og ordregivere står overfor i disse dage. De helt rigtige løsninger synes svære at finde, men udbudslovens mulighed for afholdelse af markedsdialog er en del af nøglen.
Det er svært at finde generelle løsninger for samtlige af de udfordringer, som ordregivere og tilbudsgivere står over for. Løsningerne skal ofte tilpasses det konkrete udbud og dermed den enkelte anskaffelse/varer, ligesom de skal tilpasses det konkrete tidspunkt.
Der kan dog nævnes nogle forhold, som ordregivere med fordel kan have i baghovedet under forberedelsen af et udbud der, på den ene eller anden måde, vedrører et område, som er udsat for prisstigninger eller forsyningsmangel:
Det nærmere indhold af ovenstående løsningsmuligheder er dog svære at fastlægge uden forinden at have været i dialog med dem, der ved allermest; markedsaktørerne, jf. straks nedenfor.
For så vidt angår igangværende kontrakter sætter udbudsreglerne grænser for, i hvor vidt omfang en ordregiver kan ændre kontrakten ensidigt til gunst sin kontraktpart. Derfor synes det ikke helt oplagt i forhold til pris at tilbyde leverandøren en gunstigere indeksering end ellers udbudt, hvad enten dette er en hyppigere indeksering eller en brugen af et eller flere andre indeks.
I praksis kunne man nok nærmere forestille sig, at en ordregiver i forhold til leveringstider måske ikke gjorde brug af sin ellers hjemlede dagbodsadgang, ligesom det formentligt vil stå ordregiver frit for, på leverandørens opfordring, at opsige en igangværende tabsgivende kontrakt, selv om kontrakten ret beset ikke hjemler leverandørens opsigelse.
Tilbudsgiverne og deres underleverandører er nærmest til at kunne vurdere, hvilken betydning den nuværende markedssituation har for deres produkter, herunder prisniveauer, leveringstider mv.
Udbudslovens § 39 (og forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 58) giver ordregivere en hel essentiel mulighed for at gå i dialog med markedet forud for offentliggørelsen af udbud.
Står en ordregiver f.eks. over for at udbyde en stor bygge- og anlægsopgave, hvor bl.a. stål og træ indgår, er særligt prisreguleringsmekanismerne og leveringsbestemmelserne svære at fastlægge.
For at opnå et bedre kendskab til prisniveauet og udviklingen heraf, kan ordregiver således gøre brug af markedsdialogen. På denne måde kan ordregiveren tale med markedsaktører om udfordringerne ved bl.a. prisstigningerne, samt den bedste håndtering heraf i forbindelse med et senere udbud.
Muligheden for markedsdialog er bestemt ikke en nyskabelse i udbudsretten, og visse ordregivere benytter sig flittigt af denne mulighed, men for andre er der stadig tale om et overset værktøj. Et værktøj, som særligt i ”krisetider” som disse, kan have enorm stor betydning for udbuddets succes og forløbet af den senere kontraktperiode.
Det er således Bird & Birds klare anbefaling, at ordregivere i det nuværende marked bør gøre brug af markedsdialogen i endnu højere grad og med de relevante input gøre udbudsprocessen og den udbudte kontrakt endnu mere konkurrenceegnet.