Hinweisgeberschutzgesetz – darauf müssen sich Unternehmen einstellen

Welches Ziel verfolgt das geplante Gesetz?

Das Gesetz soll den Whistleblower (im Deutschen: Hinweisgeber) vor Benachteiligungen schützen. Seine Schutzwürdigkeit resultiert aus dem Beitrag zur Aufdeckung und Prävention von Rechtsverstößen in Unternehmen. Ob und wann Repressalien zulasten des Whistleblowers gerechtfertigt sind oder nicht, konnte bisher nur mit Blick auf die Rechtsprechung beurteilt werden. Von Rechtsicherheit war daher keine Rede. Dies soll sich nun ändern. Der Referentenentwurf legt den Rahmen dafür fest, was sachlich und wer persönlich geschützt wird. Er regelt außerdem, welche Meldewege den Whistleblowern offenstehen und welche Mindestanforderungen diese erfüllen müssen.

Hat Ihr Unternehmen schon eine Meldestelle?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen ab 250 Beschäftigten, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber zu schaffen, sobald es in Kraft tritt. Diese Pflicht gilt ab dem 17. Dezember 2023 für Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Von einfachen Briefkästen über Hotlines bis hin zu Software-Programmen sind unterschiedliche Systeme denkbar. Unternehmen sollten in einem ersten Schritt prüfen, ob sie bereits über ein Meldesystem verfügen, das den Anforderungen des künftigen Gesetzes entspricht oder ob sie ein solches System zum ersten Mal einrichten müssen. Das kann bereits jetzt anhand des Referentenentwurfs erfolgen. Wer trotz Pflicht keine interne Meldestelle einrichtet oder betreibt, kann nach dem aktuellen Referentenentwurf mit einem Bußgeld von bis zu EUR 20.000 rechnen.

Muss die Meldestelle vom Unternehmen selbst betrieben werden?

Nein. Auch externe Dritte wie z.B. Anwaltskanzleien können die Meldestelle betreiben. Der Referentenentwurf schließt sich dabei der EU-Richtlinie an. Bei der Auslegung der EU-Richtlinie war zunächst unklar, ob mit dem Begriff „Dritte“ auch andere Gesellschaften des eigenen Konzerns gemeint sind. Die Kommission lehnte dies in einer Stellungnahme (praxisfern) ab. In größeren Unternehmensstrukturen sind zentral geführte Meldestellen ressourceneffizient und daher weit verbreitet. Erfreulicherweise berücksichtigt die Begründung des deutschen Referentenentwurfs diese Tatsache und bekräftigt ausdrücklich die Möglichkeit konzernweiter Meldesysteme. Für kleinere Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten gilt eine ausdrückliche Erleichterung. Sie können eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. In allen Fällen der Auslagerung der Meldestelle verbleibt die originäre Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen und Verstößen nachzugehen, bei dem jeweiligen Unternehmen. Dritte sollen hierzu in Kooperation mit dem betreffenden Unternehmen agieren. Außerdem muss auf Ersuchen des Hinweisgebers eine persönliche Zusammenkunft mit einer zuständigen Person der internen Meldestelle ermöglicht werden.

Welche Anforderungen werden an eine interne Meldestelle gestellt?

 Der Referentenentwurf bestimmt hierzu unter anderem Folgendes: Unternehmen müssen keine "volle Stelle" für das Betreiben der Meldestelle schaffen. Die beauftragte Person darf auch andere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen, soll aber beim Betreiben der Meldestelle unabhängig sein und die hierfür notwendige Fachkunde besitzen. Der Referentenentwurf bestimmt konkrete Fristen sowie Verfahrensschritte für die internen Meldestellen. Dabei wird der Hinweisgeber in das Verfahren eingebunden. Ihm ist spätestens nach sieben Tagen der Eingang seiner Meldung zu bestätigen und auch innerhalb von drei Monaten begründete Auskunft über Folgemaßnahmen zu geben. Meldesysteme müssen den vertraulichen Umgang mit Informationen und Daten gewährleisten können. Nur zuständige Personen sollen auf erforderliche Daten („need to know“) zugreifen können. Eine anonyme Meldemöglichkeit muss allerdings nicht geschaffen werden. Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise und unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Zwei Jahre nach Verfahrensabschluss müssen die Dokumentationen gelöscht werden.

Kein Vorrang mehr zugunsten interner Meldungen

Die Rechtsprechung entschied sich bislang für einen Vorrang der internen Meldungen. Dies ändert sich nun. Der Whistleblower hat künftig die Wahl, sich auch direkt an eine externe Meldestelle zu wenden. Interne Meldestellen haben klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitzustellen. Die sog. Offenlegung untersteht weiterhin engen Voraussetzungen. Während Offenlegung das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit (z.B. Presse, soziale Medien) meint, erfolgen externe Meldungen bei den dafür vorgesehenen öffentlichen Stellen (z.B. der BaFin). Nichtdestotrotz verlieren Unternehmen bei externen Meldungen die Kontrolle über das Verfahren und über den Umgang mit sensiblen Informationen. Dadurch entstehen Risiken wie z.B. die Gefahr des Reputationsverlustes. Unternehmen sollten sich daher bemühen, den Whistleblower zur internen Meldung zu bewegen, ohne damit die Wahlfreiheit zur externen Meldung einzuschränken.

Schutz vor Repressalien - was heißt das für Arbeitgeber?

Arbeitgeber sollten die Gründe für nachteilige Maßnahmen gegenüber einem Hinweisgeber genau dokumentieren. Eine ungerechtfertigte Benachteiligung aufgrund einer Meldung oder Offenlegung stellt eine verbotene Repressalie dar. Eine Solche kann schwere Konsequenzen haben. Neben hohen Bußgeldern von bis zu EUR 1 Mio. sowie Schadensersatzansprüchen drohen die Folgen aus der Unwirksamkeit der zugrundeliegenden Maßnahme. Die EU-Richtlinie sowie nun der Referentenentwurf sehen zudem eine Beweislastumkehr zugunsten des Whistleblowers vor. Künftig gilt die Vermutung, dass Benachteiligungen auf der Meldung oder Offenlegung des Whistleblowers beruhen. Arbeitgeber müssen daher nachweisen, dass rechtfertigende bzw. andere Gründe für bspw. eine Probezeitkündigung des Whistleblowers vorliegen. Die Begründung des Referentenentwurfs stellt zumindest klar, dass der Umstand der Benachteiligung selbst vom Whistleblower zu beweisen ist. Dies ist insbesondere relevant, wenn die Repressalie in der Versagung von Vorteilen liegt. Er müsste z.B. darlegen, warum eine Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrages oder die Beförderung zu erwarten waren. Arbeitgeber sollten sich auch auf die Gefahr einstellen, dass die Beweislastumkehr ausgenutzt wird, um sich gegen Maßnahmen wie Kündigungen zu schützen.

Fazit

Das kommende Hinweisgeberschutzgesetz verlangt von fast 90.000 Unternehmen in Deutschland, ihre internen Meldesystem zu überprüfen, anzupassen oder ein solches erstmalig einzuführen. Unternehmen sollten erwägen, ob die Meldestelle durch Dritte betrieben werden soll und wenn ja, welche Möglichkeiten dafür bestehen. In jedem Fall bleibt jedes Unternehmen selbst in der Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen und Verstößen abzuhelfen. Der interne Meldeweg sollte für Hinweisgeber vertrauenswürdig und unkompliziert gestaltet sein, um externe Meldungen zu vermeiden. Zudem müssen sich Arbeitgeber auf den Schutz des Hinweisgebers vor Repressalien einstellen. Dabei sollten sie insbesondere die Beweislastumkehr im Auge behalten werden.