Det skal du vide om forberedelserne til ikrafttrædelsen af den nye ferielov

I denne nyhed får du en generel introduktion til de ændringer og forpligtelser, som implementeringen af den nye ferielov vil medføre for arbejdsgivere. For selvom der stadig er længe til, at den nye ferielov træder i kraft, giver det mening allerede nu at forholde sig til den nye ferielovs indhold, fordi du som arbejdsgiver, både inden og efter de nye regler træder i kraft, skal træffe valg af både økonomisk og administrativ karakter.

Vi har tidligere publiceret nyheder, som beskriver baggrunden for samt indholdet af den nye ferielov. Disse nyheder kan findes ved nedenstående links:

1. "Den danske ferielov er i strid med EU-regler"
2. "Udvalg skal nytænke feriesystemet i Danmark"
3. "Ny ferielov endelig på vej!"
4. "Ny ferielov vedtaget"

Under den nye ferielov vil ferieåret og ferieoptjeningsåret løbe samtidig, og der implementeres således såkaldt "samtidighedsferie". Medarbejdere vil optjene ret til betalt ferie i løbet af en 12 måneders periode fra 1. september – 31. august det efterfølgende år (ferieåret). Denne ferie kan afholdes i en 16 måneders periode fra 1. september – 31. december det efterfølgende år (ferieafholdesesperioden).

Overgangsperioden

I forbindelse med overgangen til den nye ferieordning er der indført en overgangsperiode, som løber fra den 1. september 2019 til 31. august 2020. Overgangsperioden er indført, fordi overlappet af de to ferieordninger (den nugældende ferielov og den nye ferielov) ellers ville gøre det muligt for medarbejdere at afholde op til 10 ugers ferie på et år.

Al optjent ferie i overgangsperioden "indefryses". Dette betyder, at den optjente ferie i denne periode hverken kan afholdes eller udbetales til medarbejderen. Der vil i stedet blive oprettet en fond ved navn "Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler", som får til opgave at administrere al ferie, der er optjent i overgangsperioden. Når medarbejderen på et tidspunkt forlader arbejdsmarkedet, vil Fonden udbetale det optjente beløb med en årlig rentetilskrivning til medarbejderen.

Forkortet ferieoptjeningsperiode

Da overgangsperioden starter den 1. september 2019, er der i perioden fra den 1. januar 2019 til den 31. august 2019 en forkortet ferieoptjeningsperiode på 8 måneder (mod de normale 12 måneder). Optjent ferie fra denne periode, og overført ferie fra tidligere perioder, skal som udgangspunkt afholdes mellem den 1. maj 2020 og den 30. september 2020 (dvs. en måned inde i den nye ferieordning). Hvis en medarbejder ikke når at afholde al optjent ferie i denne periode, eller ferien ikke er varslet til afholdelse i september 2020, bliver den ikke-afholdte ferie automatisk overført til afholdelse efter reglerne i den nye ferielov.

Arbejdsgiverens forpligtelser i overgangsperioden

I overgangsperioden vil alle optjente feriedage blive indefrosset. Arbejdsgiveren er forpligtet til at indberette optjent ferie til henholdsvis Fonden eller Feriekonto, alt afhængig af om medarbejderen er månedslønnet eller timelønnet, og alt efter om medarbejderen fratræder sin stilling før 1. september 2020 eller om medarbejderen fortsat er ansat efter 1. september 2020.

Er en månedslønnet medarbejder fortsat ansat den 1. september 2020, skal arbejdsgiveren indberette/betale 12,5 % af den ferieberettigede løn i overgangsperioden til Fonden via "eIndkomst". Arbejdsgivere kan i udgangspunktet selv vælge, om de ønsker at indbetale feriegodtgørelsen til Fonden med det samme, eller om de ønsker alene at indberette værdien af feriegodtgørelsen til Fonden, og derved beholde midlerne i virksomheden.

Hvis en månedslønnet medarbejder fratræder før 1. september 2020, skal arbejdsgiveren afregne alt optjent ferie til Feriekonto som normalt. Feriekonto vil herefter indberette/afregne feriegodtgørelsen til Fonden.

For timelønnede medarbejdere skal arbejdsgiveren fortsætte med at afregne feriegodtgørelse til Feriekonto som sædvanligt, dvs. også feriegodtgørelse optjent i overgangsperioden. Feriekonto vil herefter foretage indberetningen/afregningen til Fonden for så vidt angår feriegodtgørelse, der er optjent i overgangsperioden.

For timelønnede medarbejdere, hvor arbejdsgiveren er omfattet af en anden feriekortordning end Feriekonto, dvs. hvor der på baggrund af en overenskomst er indgået aftale om ikke at indbetale til Feriekonto, men til en særligt oprettet feriekortordning, skal virksomheden dog afregne feriegodtgørelse optjent i overgangsperioden direkte til Fonden, dvs. som for de månedslønnede medarbejdere som beskrevet ovenfor.

Indberetning/afregning til Fonden

For de medarbejdere, hvor arbejdsgiveren skal indberette/betale direkte til Fonden, skal dette ske på baggrund af en beregning foretaget løbende eller pr. 31. august 2020, og indberetningen skal ske senest ske den 31. december 2020. Undlader arbejdsgiveren at foretage indberetning senest den 31. december 2020, kan Fonden pålægge arbejdsgiveren straks at indsende de manglende oplysninger. Undlader arbejdsgiveren, på trods af pålægget, at indsende oplysningerne, kan Fonden træffe afgørelse om, at alle tilgodehavende feriemidler skal afregnes til Fonden inden for en frist på 4 uger.

Arbejdsgiveren kan selv vælge, om denne ønsker at indbetale værdien af optjent ferie til Fonden samtidig med indberetningen, og derved blive endeligt frigjort for sine forpligtelser over for Fonden og ultimativt medarbejderen, eller om denne alene vil indberette beløbet til Fonden og afvente med indbetalingen.

Hvis arbejdsgiveren foretrækker alene at indberette beløbet til Funden, skal arbejdsgiveren hvert år senest den 31. august bekræfte over for Fonden, at arbejdsgiveren fortsat ønsker at beholde tilgodehavende feriemidler i virksomheden. Hvis arbejdsgiveren undlader at afgive denne bekræftelse inden 31. august, vil alle tilgodehavende feriemidler i virksomheden forfalde til betaling straks.

Afregning til Fonden

Arbejdsgiveren kan til enhver tid vælge at indbetale en medarbejders tilgodehavende feriemidler tillagt de foretagne årlige rentetilskrivninger til Fonden, som forventes at være ca. 3 %. Vælger arbejdsgiveren dette, ophører arbejdsgiverens forpligtelser vedrørende denne medarbejder over for Fonden.

Vælger arbejdsgiveren ikke at indbetale til Fonden, vil Fonden, når medarbejderen forlader arbejdsmarkedet (f.eks. i forbindelse med pension), udbetale det optjente beløb med en årlig tilskrivning til medarbejderen og herefter indkræve beløbet fra arbejdsgiveren.

Få hjælp til den nye ferielov

Hvis den nye ferielov giver anledning til spørgsmål, eller hvis du er i tvivl om, hvordan du bedst mulig implementerer ændringerne i din virksomhed, er du velkommen til at kontakte Bird & Bird for råd og vejledning.