Wewnętrzne postępowania wyjaśniające – co może pójść źle… (część II)

W poprzednim wydaniu newslettera poruszony został temat błędów popełnianych przy prowadzeniu wewnętrznych postępowań wyjaśniających.  Dzisiejsze wydanie przedstawia kolejne przykłady działań lub zaniechań, jakie mogą się pojawić w praktyce prowadzenia postępowań wyjaśniających oraz sposoby na ich uniknięcie. 

Niepełne lub powierzchownie przeprowadzone postępowanie

Zdarza się, że organizacje prowadzą postępowania wyjaśniające w sposób pobieżny lub niekompletny. Przykładem tego jest nieprzeprowadzenie rozmów z istotnymi świadkami, a ograniczenie się do wąskiej grupy osób bezpośrednio zaangażowanych w sprawę będącą przedmiotem postępowania. To błąd, bo relacje przedstawiane przez innych pracowników, niezaangażowanych bezpośrednio w daną sprawę, mogą być bardziej obiektywne, pozbawione emocji i chęci forsowania własnego stanowiska w sprawie. Warto ustalić szerszy kontekst i zebrać relacje z różnych punktów widzenia.

Częstym błędem jest rezygnacja z analizy niektórych dokumentów, pomijanie korespondencji e mail, czy wiadomości wysyłanych komunikatorami, dokumentacji HR, zapisów z systemów monitoringu czy logów komputerowych.

Ignorowanie kwestii pojawiających się podczas postępowania czy pomijanie nowych wątków w imię szybkiego zamknięcia sprawy prowadzi do ominięcia kluczowych etapów.

Konsekwencje: Niepełne ustalenia faktyczne mogą prowadzić do błędnych wniosków, co skutkuje koniecznością ponownego otwarcia postępowania po ujawnieniu nowych faktów. Jeśli sprawa będzie miała swój finał w sądzie, ustalenia poczynione na tej drodze mogą bardzo różnić się od ustaleń wewnętrznego postępowania wyjaśniającego.

Rozwiązanie: Aby uniknąć tych problemów, organizacje powinny opracować procedurę postępowania wyjaśniającego z jasno określonymi etapami. Ważne jest, aby systematycznie identyfikować wszystkich potencjalnych świadków i źródła informacji oraz prowadzić strukturyzowane wywiady z wykorzystaniem przygotowanych wcześniej pytań. Kluczowe także jest dokumentowanie wszystkich podjętych działań i ich rezultatów, podobnie jak zapewnienie odpowiedniego czasu na przeprowadzenie rzetelnego dochodzenia. Należy również zadbać o regularne szkolenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie postępowań wyjaśniających.

Naruszenie poufności

Brak właściwego zabezpieczenia informacji w trakcie postępowania może prowadzić do niekontrolowanego ujawnienia poufnych informacji. Zjawisko to może częściej być widoczne w małych organizacjach, gdzie trudniejsze jest zapewnienie odpowiedniego poziomu dyskrecji. Organizacja powinna być wyczulona na incydenty naruszenia zasad poufności postępowania przez uczestników procesu oraz nadużycia zaufania przez wykorzystywanie uzyskanych informacji do celów innych niż wyjaśnienie sprawy.

Konsekwencje: Każde z wymienionych zachowań stanowi istotne naruszenie standardów bezpieczeństwa informacji i może skutkować poważnymi konsekwencjami dla integralności prowadzonego postępowania oraz narazić organizację na odpowiedzialność odszkodowawczą. Może to również skutkować naruszeniem wizerunku organizacji i jej reputacji, a także potencjalnym naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) i ustawy o ochronie sygnalistów. Kolejną negatywną konsekwencją jest utrata zaufania i zniechęcenie pracowników do zgłaszania nieprawidłowości.

Rozwiązanie: Aby zminimalizować ryzyko naruszenia poufności, organizacje powinny wprowadzić jasne zasady regulujące obieg informacji, zapewniając dostęp wyłącznie osobom bezpośrednio zaangażowanym w prowadzone postępowanie. Podpisywanie zobowiązań do zachowania poufności przez wszystkich uczestników postępowania jest dobrą praktyką. Należy także ograniczyć liczbę osób mających dostęp do materiałów sprawy do niezbędnego minimum oraz zabezpieczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający nieautoryzowany dostęp. Niezbędne jest regularne przypominanie o obowiązku zachowania poufności i konsekwencjach jego naruszenia, a także wdrożenie systemu monitorowania dostępu do informacji poufnych. Działania te stanowią integralny element systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w organizacji.

Ignorowanie praw pracowników

Nieprzestrzeganie standardów ochrony praw osób uczestniczących w postępowaniu obejmuje m.in. brak właściwego poinformowania pracowników o przysługujących im prawach w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym. Często brakuje wyjaśnienia zasad zachowania poufności i zakresu ochrony danych osobowych i prywatności uczestników postępowania. Zdarza się, że organizacje nie zapewniają skutecznych mechanizmów ochrony pracowników przed potencjalnymi działaniami odwetowymi skierowanymi wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Stosowanie środków o charakterze represyjnym, takich jak przeniesienie sygnalisty do innej jednostki organizacyjnej lub inne formy sankcji, stanowi naruszenie standardów etycznych i prawnych. Takie działania nie tylko nie rozwiązują istoty problemu, ale mogą prowadzić do pogłębienia nieprawidłowości oraz zniechęcenia innych pracowników do zgłaszania naruszeń. Takie praktyki pozostają w sprzeczności z zasadami należytego procesu oraz standardami ochrony praw człowieka w środowisku pracy.

Konsekwencje: Zaniedbanie praw pracowników może generować wieloaspektowe ryzyko prawne i organizacyjne, w tym prowadzić do naruszenia przepisów prawa pracy i konstytucyjnie gwarantowanych praw pracowniczych, skutkujących potencjalnym zaskarżeniem prowadzonego postępowania. Istnieje potencjalne ryzyko powstania podstaw do dochodzenia roszczeń odszkodowawczych przez pracowników, których prawa zostały naruszone w toku postępowania. Co w konsekwencji może skutkować znaczącymi obciążeniami finansowymi dla organizacji.

Rozwiązanie: Aby uniknąć ignorowania praw pracowników, organizacje mogą opracować i wdrożyć kartę praw uczestników postępowania wyjaśniającego. Każdy pracownik uczestniczący w postępowaniu powinien zostać szczegółowo poinformowany o przysługujących mu prawach już na etapie rozpoczęcia procedury. Informacja ta powinna być przekazana w sposób zrozumiały i kompletny, umożliwiający świadome uczestnictwo w procesie. W postępowaniach dotyczących kwestii pracowniczych organizacja powinna zagwarantować uczestnikom możliwość skorzystania z pomocy przedstawiciela związków zawodowych lub doradcy prawnego. Monitorowanie sytuacji osób zgłaszających nieprawidłowości po zakończeniu postępowania oraz szkolenie osób prowadzących postępowania wyjaśniające w zakresie praw pracowników w postępowaniach wewnętrznych są niezbędne.

Lekceważenie zgłoszeń anonimowych

Zgłoszenia anonimowe czasami bywają ignorowane., Może to być uzasadniane trudnościami w zakresie ich weryfikacji oraz ograniczonymi możliwościami poszukiwania dowodów zgłoszonych naruszeń. W wielu przypadkach można zaobserwować przedwczesne zaniechanie inicjowania adekwatnych procedur wyjaśniających, pomimo otrzymania zgłoszenia o potencjalnych nieprawidłowościach. Przeważa wtedy myślenie: „skoro nie wiem od kogo pochodzi zgłoszenie, to pewnie jest to nieprawda”. Wcale tak byś nie musi. Niepokojącym zjawiskiem jest automatyczne odrzucanie zgłoszeń anonimowych bez podjęcia jakichkolwiek czynności weryfikacyjnych, co może prowadzić do przeoczenia istotnych naruszeń oraz utrwalenia nieprawidłowości w organizacji.

Konsekwencje: Poprzez lekceważenie zgłoszeń anonimowych organizacja może stracić możliwość wykrycia poważnych nieprawidłowości, co prowadzi do ryzyka eskalacji problemu i jego ujawnienia na zewnątrz. To, że zgłoszenie zostało dokonane anonimowo nie jest jednoznaczne z tym, że jest to zgłoszenie bezwartościowe a osoba zgłaszająca działa z niskich pobudek i wyłącznie dla własnej korzyści.

Rozwiązanie: Aby uniknąć lekceważenia zgłoszeń anonimowych, organizacje powinny traktować każde zgłoszenie – również anonimowe – jako potencjalnie uzasadnione. Opracowanie sposobu weryfikacji zgłoszeń anonimowych z wykorzystaniem dostępnych źródeł informacji jest kluczowe. Należy prowadzić dochodzenie w oparciu o dostępne dowody, nawet bez możliwości kontaktu z osobą zgłaszającą oraz dokumentować wszystkie podjęte działania w celu wykazania należytej staranności. Wdrożenie bezpiecznych kanałów komunikacji umożliwiających anonimowy kontakt z osobą zgłaszającą oraz regularna analiza skuteczności systemu obsługi zgłoszeń są dobrymi praktykami.

Brak działań następczych po zakończeniu postępowania wyjaśniającego

Niepodejmowanie właściwych działań po zakończeniu postępowania obejmuje np. brak odpowiednich działań dyscyplinarnych mimo jednoznacznego stwierdzenia naruszeń. Powielającym się zjawiskiem jest brak wdrożenia zaleceń i rekomendacji zawartych w raporcie końcowym z postępowania oraz nieprzeprowadzenie szkoleń lub zmian strukturalnych, które mogłyby zapobiec wystąpieniu podobnym sytuacjom w przyszłości.

Konsekwencje: Brak działań następczych podważa wiarygodność systemu i może być interpretowane jako akceptacja nieprawidłowych zachowań, co może skutkować powtarzaniem się podobnych incydentów w przyszłości. System zgłaszania nieprawidłowości w organizacji i prowadzone w następstwie postępowania wyjaśniające są postrzegane jako niewiarygodne, co demotywuje pracowników do dokonywania zgłoszeń. Organizacja naraża się na ryzyko odpowiedzialności prawnej za zaniedbanie obowiązków pracodawcy.

Rozwiązanie: Aby uniknąć braku działań następczych, organizacje powinny opracować plan działań następczych na podstawie ustaleń z postępowania. Podjęcie adekwatnych działań, które są proporcjonalne do wagi naruszenia jest kluczowe. Należy wdrożyć rekomendacje systemowe zawarte w raporcie oraz przeprowadzić szkolenia dla pracowników w obszarach, w których stwierdzono problemy. Pomocne może okazać się wprowadzenie systemu monitorowania skuteczności podjętych działań oraz regularne przeglądy i aktualizacje procedur w oparciu o doświadczenia z postępowań wyjaśniających.

Wyciągnięcie nieprawidłowych wniosków i zastosowanie nieodpowiednich działań następczych

Nieprawidłowe wyciąganie wniosków z postępowania prowadzi do zastosowania nieproporcjonalnych kar do wagi popełnionego czynu. Niektóre organizacje wykazują tendencję do mechanicznego aplikowania standardowych kar bez uwzględnienia specyfiki konkretnej sprawy oraz indywidualnej sytuacji pracownika. Dodatkowo, częstym zaniedbaniem jest brak przeprowadzenia odpowiednich szkoleń.

Konsekwencje: Nieefektywne wnioski oraz niewłaściwie dobrane działania następcze mogą prowadzić do kwestionowania przez pracowników podjętych decyzji i ich zaskarżania. Nieskuteczność działań prewencyjnych prowadzi do powtarzania się naruszeń, co demotywuje pracowników i pogarsza atmosferę w pracy.

Rozwiązanie: Aby tego uniknąć, istotne jest indywidualne przeanalizowanie każdej sprawy z uwzględnieniem okoliczności łagodzących i obciążających. Każda decyzja o zastosowaniu sankcji powinna być szczegółowo uzasadniona, z wyraźnym wykazaniem jej proporcjonalności i adekwatności do popełnionego czynu.

Brak zgodności z przepisami prawa i regulacjami

Ten problem może dotyczyć międzynarodowych korporacji, gdzie postępowania wyjaśniające prowadzone są wedle jednego, globalnego schematu, ale bez uwzględniania lokalnych przepisów. Czasami brakuje konsultacji prawnych z prawnikami specjalizującymi się w postępowaniach wewnętrznych w danej jurysdykcji. Popełniane błędy mogą wynikać z nieznajomości najlepszych praktyk i braku zapewnienia zgodności z przepisami prawa, jak np. przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Konsekwencje: Brak zgodności z przepisami prawa i regulacjami może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej wobec pracowników i innych osób, których prawa zostały naruszone. Organizacja może ponieść kary administracyjne za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych Kolejną konsekwencją jest negatywny wpływ na reputację organizacji.

Rozwiązanie: Aby uniknąć braku zgodności z przepisami prawa i regulacjami, organizacje powinny regularnie aktualizować procedury postępowań wyjaśniających i pozostałe procesy związane z analizą zgłoszeń naruszeń zgodnie ze zmianami w prawie. Należy zapewnić stały dostęp do konsultacji prawnych w sprawach o zwiększonym stopniu złożoności i korzystać ze wsparcia prawnego lokalnych specjalistów, z danej jurysdykcji. Warto regularnie szkolić osoby odpowiedzialne za prowadzenie postępowań w zakresie aktualnych przepisów prawa oraz wdrożyć system zgłaszania naruszeń spełniający wymogi ustawy o ochronie sygnalistów jak i innymi przepisami, jak np. RODO.

Unikanie błędów w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających wymaga właściwego przygotowania merytorycznego, profesjonalnego przeprowadzenia procesu i skutecznych działań następczych. Kluczem do sukcesu jest traktowanie każdego postępowania jako inwestycji w bezpieczeństwo prawne i reputację organizacji, a nie jako uciążliwego obowiązku wymagającego możliwie szybkiego załatwienia. Takie podejście zapewnia nie tylko zgodność z wymogami prawnymi, ale również buduje zaufanie pracowników do systemu kontroli wewnętrznej oraz wzmacnia kulturę etyczną w organizacji.