Postępowania wyjaśniające w kontekście ustawy o ochronie sygnalistów – obowiązki i wyzwania

Rola sygnalistów w wykrywaniu nieprawidłowości

Wiele organizacji z rezerwą podchodzi do obowiązku wdrożenia kanałów do zgłoszeń naruszeń prawa, traktując je jako dodatkowy, narzucony przez ustawodawcę obowiązek. W rzeczywistości, zapewnienie bezpiecznych i poufnych kanałów zgłoszeniowych i należytej ochrony sygnalistom może przynieść szereg korzyści.

• Sygnalista dostarczając informacji o zaistniałym lub potencjalnym naruszeniu w organizacji, umożliwia wcześniejsze wykrycie nieprawidłowości i tym samym może przyczynić się do ograniczenia strat lub wyeliminowania innych niepożądanych zachowań. Dokonując zgłoszenia, sygnalista pomaga organizacji skutecznie zarządzić incydentem i podjąć działania naprawcze.
• Istotną rolą sygnalisty jest dostarczenie dowodów naruszeń. Informacje przekazane przez sygnalistę mogą stanowić kluczowy dowód w postępowaniu wyjaśniającym i pomóc w ustaleniu zakresu i charakteru potencjalnego naruszenia oraz kręgu osób odpowiedzialnych za naruszenie.
• Właściwa reakcja na zgłoszenie sygnalisty wzmacnia kulturę organizacyjną i etyczną, co przekłada się na większe zaufanie wśród pracowników, jak i klientów czy odbiorców usług.

Postępowanie wyjaśniające w następstwie zgłoszenia sygnalisty

Sygnalista jest często pierwszym źródłem wiedzy o naruszeniu. Spółka w wyniku otrzymanego przez sygnalistę zgłoszenia może podjąć decyzję o wszczęciu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, wskazują, że przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego jest jednym z działań następczych jakie mogą zostać podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.

W toku postępowania wyjaśniającego, organizacja analizuje przekazane informacje, ustala czy do naruszenia doszło i jaka jest jego skala oraz decyduje, czy i jakie działania naprawcze lub prawne należy podjąć. Ustawa o ochronie sygnalistów określa minimalne standardy dotyczące procesu rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego, w tym wymogi w zakresie terminów i obowiązki leżące po stronie podmiotu przyjmującego zgłoszenie.

Jednym z obowiązków osoby lub zespołu przyjmującego zgłoszenia wewnętrzne jest zachowanie terminowości. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, że podmiot przyjmujący zgłoszenie jest zobowiązany do:

• potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni (odstępstwem jest sytuacja, w której sygnalista nie podał adresu do kontaktu),

• podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności,

• przekazania informacji zwrotnej sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Wskazany termin pozwala na podjęcie konkretnych kroków w celu wyjaśnienia sprawy. Jednakże nie oznacza to, że w tym terminie wszystkie działania muszą zostać ukończone. Przed upływem terminu 3 miesięcy, należy poinformować sygnalistę o aktualnym stanie postępowania zainicjowanego zgłoszeniem, planowanych lub podjętych działaniach. Przy czym warto pamiętać, że przekazywane informacje nie muszą być bardzo szczegółowe a górę bierze dobro postępowania wyjaśniającego, w tym obowiązek zachowania poufności.

Jakie prawa mają sygnaliści i jaką ochronę należy im zapewnić

Ochrona tożsamości: Sygnaliście przysługuje prawo do zachowania poufności tożsamości. To prawo dotyczy zarówno sygnalisty, jak i osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu. Organizacja ma obowiązek ustanowić kanały zgłoszeń, które umożliwiają sygnaliście bezpieczne zgłoszenie nieprawidłowości, oraz zagwarantować, że nieuprawnione osoby nie mają dostępu do informacji objętych zgłoszeniem. Poufność musi być też zachowana w toku postępowania wyjaśniającego.

Zapewnienie bezpiecznych i poufnych kanałów zgłaszania: Organizacja powinna odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe gromadzone na potrzeby obsługi zgłoszeń i zapewnić, że są one przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ochrona przed działaniami odwetowymi: Sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi. Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje również mechanizmy prawne umożliwiające sygnaliście dochodzenie odszkodowania, jeżeli dopuszczono się wobec niego działań odwetowych w związku ze zgłoszeniem.

Oprócz ochrony przed działaniami odwetowymi ustawa przewiduje również różne formy wsparcia sygnalisty, m.in.: powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej lub nieodpłatna pomoc prawna w zakresie sposobu dokonania zgłoszenia i dalszego postępowania.

Sankcje karne

Uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia: Uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia jest zakazane. Za takie działania przewidziana jest kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Sprawca, który dodatkowo zastosuje przemoc, użyje podstępu lub groźby bezprawnej wobec osoby chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Ujawnienie tożsamości: Ujawniając tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, sprawca podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Działania odwetowe: Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty jest zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat, lub 3 lat, jeżeli sprawca działał w sposób uporczywy. Odnosi się to także do przypadków podejmowania działań odwetowych w stosunku do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub powiązanej z sygnalistą.

Dokonanie fałszywego zgłoszenia: Oosoba, która świadomie dokona zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dotyczącego naruszenia, które nie miało miejsca podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Tworzenie i wdrażanie polityki zachęcającej do zgłaszania naruszeń

Dobrze opracowana i właściwie zakomunikowana procedura zgłaszania naruszeń stanowi fundament dla skutecznych postępowań wyjaśniających, gdyż sprzyja ujawnianiu potencjalnych nadużyć na wczesnym etapie.

Niezbędnym elementem jest zapewnienie bezstronności i sprawne prowadzenie postępowań wyjaśniających przez dedykowany zespół. Wyznaczenie bezstronnej osoby lub zespołu umożliwia rzetelną ocenę zebranych informacji oraz chroni zarówno osobę zgłaszającą, jak i potencjalnie posądzoną o naruszenie przed nierównym traktowaniem.

Ważne jest, by członkowie zespołu nie działali w sytuacji konfliktu interesów – nie powinni być zaangażowani w codzienne zarządzanie osobami lub działami, których sprawa dotyczy. W przypadku zidentyfikowania konfliktu interesów wewnątrz organizacji lub w sprawach o dużej wadze, istotnych ryzykach (reputacyjnych, karnych), można rozważyć skorzystanie z zewnętrznych doradców.

Rozwijanie kultury zgłaszania nieprawidłowości to długofalowy proces. Kluczem do wzmacniania kultury zgłaszania nieprawidłowości jest przede wszystkim budowanie wzajemnego zaufania między pracownikami a organizacją poprzez przejrzyste zasady, odpowiednie szkolenia i realną ochronę osób, które decydują się mówić o nieprawidłowościach. Dzięki temu organizacja zyskuje stabilność, a ryzyko występowania poważnych nadużyć zostaje znacznie ograniczone.