Strony mają współpracować, by praca była bezpieczna

Ocena ryzyka zawodowego

Zanim dojdzie do powierzenia pracownikom wykonywania pracy w trybie zdalnym, pracodawca musi przygotować ocenę ryzyka zawodowego. Nie jest to nowy obowiązek, ponieważ konieczność oceny i udokumentowania ryzyka związanego z wykonywaną pracą wynika z aktualnych przepisów (art. 226 kodeksupracy). Jednak nowelizacja kodeksu pracy doprecyzowuje, że przy ocenie ryzyka zawodowego pracodawca powinien w szczególności uwzględnić:

• wpływ pracy zdalnej na wzrok,
• układ mięśniowo-szkieletowy, oraz
• uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Ważne! Nowelizacja kodeksu pracy umożliwia stworzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Pomimo, że – na wniosek PIP resort pracy występował z wnioskiem o brak takiej możliwości, uniwersalna ocena ryzyka została zachowana.

Jest to z pewnością duże ułatwienie dla pracodawców. Nie można jednak zapomnieć, że taka uniwersalna ocena ryzyka zawodowego musi być rzetelna i odpowiadać realiom wykonywanej pracy przez poszczególnych pracowników pracujących zdalnie. W związku z tym pracodawcy decydujący się na tę opcję powinni w najszerszym zakresie wziąć pod uwagę m.in. czynniki, które mogą oddziaływać na wykonywanie pracy zdalnej niezależnie od miejsca jej świadczenia, a więc nie tylko z miejsca zamieszkania pracownika.

Informacja o zasadach BHP

Kolejnym – nowym z kolei – krokiem po stronie pracodawcy jest sporządzenie informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, która powinna zawierać:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej, oraz
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Trzy oświadczenia pracownika

Powyższe dokumenty trzeba będzie przedstawiać załodze. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej każdy pracownik będzie zaś musiał złożyć oświadczenia – w formie papierowej lub elektronicznej – w których potwierdzi, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej wraz ze zobowiązaniem do ich przestrzegania. Pracodawca nie ma żadnych narzędzi wymuszających współdziałanie pracownika w tym zakresie, za wyjątkiem braku dopuszczenia do świadczenia pracy zdalnie w sytuacji jego biernej postawy.

Ale to nie koniec obowiązków podwładnego.

Kolejnym warunkiem dopuszczenia do świadczenia pracy na odległość jest złożenie przez pracownika oświadczenia z potwierdzeniem, że na jego stanowisku pracy zdalnej (w miejscu uzgodnionym przez strony) są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Ten nowy obowiązek stanowi realizację postulatów pracodawców argumentujących, że w realiach pracy zdalnej to pracownicy powinni samodzielnie ocenić, czy wybrane przez nich miejsce pracy zdalnej spełnia kryteria, czy też konieczne są dodatkowe czynności, aby dostosować obrane stanowisko do wymogów pracodawcy.

Modyfikacje odpowiedzialności

Biorąc pod uwagę charakter pracy zdalnej, obowiązki pracodawcy dotyczące BHP będą ograniczone – względem typowej pracy stacjonarnej – w szczególności w zakresie:

• wyznaczania pracowników do udzielania pierwszej pomocy, wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji,
• zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach,
• zapewnienia łączności ze służbami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w zakresie udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, ratownictwa medycznego oraz ochrony przeciwpożarowej,
• organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem,
• zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych,
• zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej.

W powyższym zakresie to pracownik będzie odpowiedzialny za odpowiednie zapewnienie sobie BHP pracy zdalnej. Na pracodawcy ciążyć ma obowiązek zapewnienia odpowiednich szkoleń, udzielania wskazówek i innych działań mających na celu przygotowanie podwładnego do takiego przystosowania miejsca pracy, aby spełniało wymogi BHP, w tym z uwzględnieniem zasad ergonomii.

W praktyce pracodawca nie będzie miał jednak bieżącej możliwości sprawdzić, czy pracownik nie pracuje z komputerem na kolanach. Będzie przecież polegał głównie na oświadczeniu, że na stanowisku pracy zdalnej zapewnione są warunki BHP.

Kontrola stanowiska pracy

O ile przepisy nie przewidują możliwości kwestionowania prawdziwości oświadczenia pracownika w zakresie BHP, to czy praca zdalna spełnia te wymogi, będzie można zweryfikować w ramach działań kontrolnych.

Taka kontrola powinna się odbyć w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. Przy czym szczegółowe zasady jej przeprowadzania trzeba określić w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie.

Nowością jest to, że w razie stwierdzenia uchybienia w zakresie warunków BHP pracodawca będzie mógł zobowiązać pracownika do jego usunięcia we wskazanym terminie albo będzie uprawniony cofnąć zgodę na pracę zdalną.

Co istotne, zakres działań pracodawcy ograniczony będzie sferą prywatności pracownika. Tym samym pojawiają się wątpliwości w zakresie praktycznej realizacji wytycznych nakazujących pracownikowi usunięcie uchybień, które dotyczyć będą np. ustawienia biurka, przestawienia mebli czy zmiany oświetlenia w mieszkaniu, skoro każda taka ingerencja może być poczytywana jako naruszająca prywatność podwładnego i jego współdomowników.

Konsekwentnie, pracodawcy będą raczej niechętnie przeprowadzać kontrole pracy zdalnej w zakresie BHP, aby uniknąć sytuacji, w której jedyną opcją będzie cofnięcie zgody na pracę zdalną i powrót pracownika do pracy w warunkach typowych.

Choć przepisy wprost nie nakładają takiego obowiązku, stworzenie dokumentu kontroli pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej jest rekomendowane dla celów dowodowych na wypadek ewentualnych dalszych postępowań kontrolnych lub sądowych.

Wypadki na aktualnych zasadach

Dotychczasowe rozwiązania kodeksu pracy dotyczące postępowania w przypadku wypadków przy pracy będą miały odpowiednie zastosowanie również przy wypadkach pracy zdalnej.

Pracodawca będzie zobowiązany:

• podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie,
• zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym,
• ustalić okoliczności i przyczyny wypadku, a także
• zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym zdarzeniom.

W praktyce pewne trudności może już powodować ustalenie okoliczności wypadku przy pracy zdalnej. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się bowiem po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika (np. gdy pracownik przebywa w szpitalu) i członków zespołu powypadkowego. W związku z tym bezpośredni i niezwłoczny dostęp do miejsca wypadku przy pracy zdalnej będzie ograniczony, zwłaszcza w razie trudności w uzgodnieniu dogodnego terminu wizytacji zespołu miejsca wypadku.

Kolejnym utrudnieniem może być dokładne odtworzenie okoliczności wypadku w miejscu zamieszkania pracownika z uwagi na jego prywatny charakter lub udział innych domowników / osób trzech w wypadku.

Zespół powypadkowy będzie mógł zrezygnować z przeprowadzania oględzin miejsca wypadku pracy zdalnej gdy jego okoliczności i przyczyny nie budzą wątpliwości. W takiej sytuacji będzie ustalał okoliczności i przyczyny wypadku w oparciu o posiadane informacje zawarte w zgłoszeniu, własną wiedzę, doświadczenie zawodowe oraz pozyskaną dokumentację.

Lista wykluczeń

Podobnie jak w przypadku aktualnych regulacji telepracy, nowelizacja kodeksu pracy potwierdza, że nie wszystkie prace mogą być realizowane zdalnie. Biorąc pod uwagę rodzaj pracy i charakter wykonywanych obowiązków nie będzie możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania w warunkach domowych prac m.in.:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• wykonywanych z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie.

Jako że są to prace wymagające od pracodawcy szczególnego dostosowania warunków pracy (przykładowo w odpowiednie instalacje wentylacyjne czy urządzenia sanitarne), nie będą one możliwe do wykonania w warunkach domowych.

Zmiany w zakresie BHP

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.