Loi Sapin II et lanceurs d'alerte : publication du décret sur le recueil des signalements

Ce que prévoit la Loi Sapin II

Adoptée le 9 décembre 2016, la loi Sapin II a introduit des dispositions renforçant la protection des lanceurs d’alerte, notamment en imposant aux entreprises de plus de 50 salariés de mettre en œuvre une procédure de recueil des signalements des lanceurs d’alerte. La loi prévoit que le lanceur d’alerte doit, sauf danger grave et imminent, suivre un parcours en 3 étapes :

• Etape 1 – la voie interne : le premier niveau de signalement doit intervenir auprès du supérieur hiérarchique (direct ou indirect), de l’employeur ou d’un référent désigné par celui-ci ;

• Etape 2 – la communication aux autorités compétentes : en l'absence de suite donnée dans un « délai raisonnable », le lanceur d’alerte peut communiquer directement avec les autorités externes aptes à traiter les faits reprochés : autorités judiciaires, administratives (ex : AMF, ACPR) ou aux ordres professionnels ;

• Etape 3 - la divulgation au public / à la presse : celle-ci ne doit intervenir qu’en dernier ressort, à défaut de traitement de l'alerte dans un délai de 3 mois.

Le décret d’application n°2017-564 adopté le 19 avril 2017 (le Décret) vient apporter des précisions sur les modalités de mise en œuvre de la procédure de recueil de signalements.

Les apports du Décret

Les principaux apports du Décret portent sur les points suivants :

• Possibilité de mettre en œuvre une procédure au niveau du groupe : le Décret précise qu’un groupe peut mettre en place une procédure commune à toutes ses filiales ;

• Notion de référent : le Décret donne la possibilité aux entreprises d’externaliser le recueil des signalements en désignant un référent « extérieur » à l’entreprise, ce référent pourrait être un prestataire spécialisé dans la gestion du traitement des alertes ou un cabinet d’avocats ;

• Information du lanceur d’alerte : le Décret indique que le lanceur d’alerte devra être informé des dispositions prises par les entreprises en matière de :

• Traitement du signalement : en particulier (i) les conditions dans lesquelles le lanceur d’alerte se verra informé de la réception de son signalement, (ii) le délai raisonnable et prévisible pour le traitement de son signalement, et (iii) les suites données à son signalement ;

• Confidentialité : la procédure devra faire état des mesures de nature à garantir la confidentialité de l’auteur du signalement, des faits rapportés, et des personnes visées par le signalement ;

• Délai de conservation du dossier : le lanceur d’alerte devra être informé des modalités encadrant la destruction des éléments relatifs au signalement, à la clôture du dossier ; 

• Données personnelles : la procédure devra mentionner l’existence d’un traitement automatisé des signalements, mis en œuvre après autorisation de la CNIL ;

• Promotion de la procédure d’alerte : les entreprises devront informer leurs salariés et collaborateurs extérieurs ou occasionnels de l’existence de la procédure d’alerte, « par tout moyen », y compris par voie de notification, affichage, publication, site internet ou email 

• Date de mise en œuvre de la procédure : le Décret indique que cette procédure devra être mise en place par les entreprises au plus tard le 1er janvier 2018.

La loi n’a pas prévu de sanctions en cas de défaut de mise en œuvre de la procédure de recueil de signalements. Les entreprises auront néanmoins intérêt à mettre en place un tel système afin de canaliser plus efficacement les signalements et de limiter le risque que les lanceurs d’alertes ne divulguent directement les faits au public.

Bird & Bird est à même de vous assister dans la mise en œuvre et la gestion externalisée de votre procédure de recueil de signalements.

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Rappel : obligation de mettre en place un dispositif d’alerte interne en matière de corruption dès le 1^er juin 2017 sous peine de sanction

Outre la procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte qui couvre la violation de tous lois et règlements ou toute pratique contraire à l’intérêt général, la loi Sapin II a prévu une obligation spécifique de mise en place d'un système d'alerte interne relatif aux faits de corruption.

Ce dispositif d’alerte est l’une des composantes du plan de prévention et de détection des faits de corruption et de trafic d'influence en France et à l'étranger devant être adopté par les sociétés ayant leur siège social en France et disposant de plus de 500 salariés et d’un chiffre d'affaires d'au moins 100 millions €.

Ce dispositif devra être mis en œuvre à compter du 1^er juin 2017, tout comme l’ensemble des volets du plan de prévention. L’absence de mise en œuvre de ce plan est passible de sanctions pouvant atteindre 1 million €.

Bien que le Décret ne porte que sur le système de recueil de signalements des lanceurs d’alerte, les entreprises concernées auront sans doute intérêt à tenir compte de ses dispositions dans le cadre de la mise en œuvre de leur système d’alerte pour des faits de corruption.

En effet, la plupart des entreprises adopteront un dispositif d’alerte commun, traitant aussi bien des signalements des faits de corruption que des signalements d’autres violations.

Pour en savoir plus sur notre offre d'accompagnement dans la mise en œuvre des obligations résultant de la Loi Sapin II :

https://www.twobirds.com/fr/news/articles/2016/france/lutte-anticorruption