Arbejdsgruppe præsenterer fem råd til at nedbringe omkostninger ved deltagelse i udbud

20 juni 2018

Maria Haugaard

I forlængelse af tidligere offentliggjorte initiativer præsenterede erhvervsminister Brian Mikkelsen den 14. juni 2018 anbefalinger fra Arbejdsgruppen for hensigtsmæssig indretning af udbudsmateriale og dokumentationskrav.

Den 16. maj 2018 præsenterede regeringen sit udspil "Konkurrenceudsættelse – den bedst mulige service for pengene", der generelt havde fokus på at styrke konkurrencen om de offentlige opgaver og fremme samarbejdet mellem den offentlige og private sektor. Udspillet indeholdt både måltal for konkurrenceudsættelse i kommuner, regioner og staten såvel som en række konkrete initiativer til at fremme konkurrenceudsættelsen. Bird & Bird har i en tidligere artikel opsummeret indholdet af regeringens udspil.

Efterfølgende indgik regeringen og KL dog en aftale om kommunernes økonomi for 2019, som ikke indeholdt måltal, men fastholdt fokus på en professionalisering og effektivisering af offentlige indkøb.

Lavere omkostninger ved deltagelse i udbud

Et af regeringens øvrige initiativer til at fremme udviklingen af det offentlige og private samarbejde var at sikre lavere omkostninger ved deltagelse i offentlige udbud. Dette skulle blandt andet sikres gennem iværksættelse af en informationsindsats for at fremme gode råd til at undgå unødigt høje transaktionsomkostninger i udbudsprocessen samt en analyse af, om der er behov for tiltag for at lette ordregiverens omkostninger.

Det er på baggrund heraf, at arbejdsgruppen nu offentliggør sine anbefalinger til begrænsning af omkostninger ved at deltage i udbud. Arbejdsgruppen har bestået af DI, DE, Dansk Byggeri, Bygherreforeningen, Danske Regioner, KL, IKA, SMV Danmark, SKI og en mindre gruppe virksomheder og offentlige myndigheder.

Ændring af udbudskulturen

Formålet med arbejdsgruppen har været at sikre, at den offentlige sektor forvalter skatteborgernes penge på effektiv vis samt at den offentlige sektors opgaver løses bedst til prisen. I den forbindelse kan unødigt høje omkostninger ved udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af offentlige udbud reducere gevinsterne ved konkurrenceudsættelse, ligesom de bydende virksomheder kan have et unødvendigt administrationsbesvær.

Arbejdsgruppen har i sine anbefalinger fokus på, at omkostningerne ved deltagelse i udbud skal begrænses gennem ændringer i udbudskulturen og -adfærden hos både ordregiver og tilbudsgiver.

Arbejdsgruppen lægger op til, at begge parter i højere grad skal drage fordel af mulighederne for markedsdialog, overveje omfanget af krav i udbudsmaterialet såvel som kende det offentlige marked og hvad som det reelt efterspørger.

Arbejdsgruppens konkrete råd

Arbejdsgruppen præsenterede fem konkrete råd, som både offentlige myndigheder samt virksomheder opfordres til at følge, da disse kan være med til at nedbringe omkostningerne ved deltagelse i udbud.

TABEl

   Ordregiver  Tilbudsgiver
Kend spillereglerne    Gør brug af udbudslovens muligheder for markedsdialog, inden der vælges udbudsprocedure og udarbejdes udbudsmateriale. Sæt dig ind i, hvad det indebærer at sælge til det offentlige.    
Kend markedet    Gør brug af markedsdialog og benyt den bedst egnede udbudsprocedure. Kend det offentlige marked og hvad det efterspørger.
Materiale af høj kvalitet    Overvej omfanget af krav og tilrettelæg konkurrencen om det væsentligste. Det kan overvejes om, om der skal sættes begrænsninger for tilbudsmaterialets omfang. Svar på det, der efterspørges og skriv skarpt tilskårne tilbud.                                                                       
Ret fejl og undgå annullation    Benyt mulighederne for at indhente supplerende materiale. Gør med det samme opmærksom på fejl, når de opdages. 
Kvalificeret afslutning  Giv altid velbegrundede afslag og stå til rådighed for dialog. Overvej om dialog er et bedre redskab end aktindsigt og klage.

Fælles informationsindsats

Myndigheder og organisationer skal nu samarbejde om en fælles informationsindsats for at sikre en god udbudsadfærd og give inspiration til at anvende alle udbudslovens muligheder.

De fælles initiativer vil løbende blive offentliggjort på hjemmesiden www.bedreudbud.dk, som er en del af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledningsindsats om udbudsloven, hvor man kan finde et overblik over vejledninger, værktøjer og spørgsmål på ofte stillede spørgsmål vedrørende udbudsloven.

Bird & Birds kommentarer

Det er svært ikke at være enig i og bakke op om de 5 råd fra arbejdsgruppen, da disse alle kan være med til at understøtte gennemførelsen af gode udbudsprocesser.

Samtidig skal man være meget opmærksom på, at en ændring i udbudskulturen og –adfærden på begge siger af bordet kræver et konstant fokus på og reelt ønske om forandring, ligesom det alene kan ske gennem en tæt dialog mellem begge parter.

Samtidig stiller de 5 krav også krav til særligt ordregiver om en tidlig planlægning af udbudsforretningerne.

Flere råd vedrører en øget brug af markedsdialog, hvilket vi også altid anbefaler, når det er muligt, da det altid giver en større forståelse fra begge sider af bordet. Det kræver dog netop også, at ordregiver går tidligt i gang med at planlægge sit udbud, så der reelt er tid til at gennemføre markedsdialogen og efterfølgende tage stilling til og eventuelt indarbejde de input, som man har fået.

I forhold til valg af udbudsprocedurer vil vi særligt anbefale, at man som ordregiver overvejer, om betingelserne for at anvende udbudsformen udbud med forhandling er opfyldt, da denne udbudsform i forlængelse af markedsdialogen også kan være med til at underbygge den fælles forståelse og skaber rammerne for at rette op på eventuelle misforståelser.

Et andet vigtigt råd er, at man som ordregiver altid bør være opmærksom på omfanget af krav til tilbudsgiver. I den henseende vil det ofte være vigtigt, at man ikke blot ved genudbud genbruger sit flere år gammelt materiale fra tidligere udbud helt ukritisk, da det skal undersøges om materialet fortsat afspejler virkeligheden og om hvad der reelt efterspørges.

Tilsvarende bør man altid som tilbudsgiver læse udbudsmaterialet grundigt igennem og få et klart overblik over hvad der fra ordregivers side efterspørges – dels så man som tilbudsgiver kan vurdere, om man kan tilbyde hvad der efterspørges og dels så tilbudsgiver får beskrevet det tilbudte, kompetencer og organisation på en måde, som ordregiver kan tage højde for i sin tilbudsevaluering.

Et andet konkret tiltag, som også kan være med til at reducere transaktionsomkostningerne er, at alle udbud fra 1. juli 2018 skal gennemføres elektronisk. Dette vil sige, at al kommunikation i relation til udbuddet, herunder modtagelse af ansøgninger og tilbud og besvarelse af spørgsmål skal ske elektronisk. At der ikke længere skal aflevere 3 papireksemplarer af tilbud, men at det kan ske ved upload på en hjemmeside, vil bestemt være et første skridt til at reducere omkostningerne på tilbudsgiversiden.

Bird & Bird vil fremadrettet fortsat løbende opdatere om regeringens udspil og dettes initiativer på vejen mod at sikre en øget konkurrenceudsættelse af opgaver i kommuner, regioner og staten.

> Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få de seneste nyheder, gode råd og invitationer til events

Authors

Maria Haugaard

Associate
Danmark

Ring til mig på: +45 20 75 27 42