VIRK23 er på gaden
Version 2 af standardkontrakten VIRK17 er på gaden under navnet VIRK23.
Læs med her, hvis du vil have et overblik over nydannelserne i VIRK23.
Introduktion
VIRK17 blev oprindeligt udviklet til projekter om implementering af standard VIRKsomhedssystemer (f.eks. ERP-, HR-, løn-, CRM- og SCM-løsninger) med fokus på at skabe et velafbalanceret kontraktgrundlag for denne type anskaffelser.
Med opdateringerne i VIRK23 er kontrakten blevet mere tidssvarende og bredere i sit anvendelsesområde.
Regulering af cloudservices
Der er flere generelle opdateringer, der reflekterer, at anskaffelser af denne type virksomhedssystemer i stigende grad er baseret på cloudservices. Dette gælder både:
- Når leverandøren leverer cloudservices til kunden som en del af kontraktens opfyldelse
og -
Når leverandøren specificerer, at kunden skal indgå aftale med tredjemand om levering af cloudservices.
VIRK23 indeholder bl.a. vilkår om leverandørens rådgivningsforpligtelse vedrørende cloudservices, herunder i relation til:
”Rådgivning vedr. dimensionering, konfigurering, licenser og Cloud Services”, jf. pkt. 2.3.
Derudover har leverandøren ansvaret for at sikre, at:
”Kunden er eller burde være opmærksom på de med Kundens valg forbundne konsekvenser og risici, herunder i relation til […] anbefalinger og anvisninger fra producenter af det standardsoftware og de Cloud Services, der indgår i Systemet”, jf. pkt. 8.4.2.
Det er desuden tydeliggjort, at leverandøren skal rådgive og bistå kunden med styring af kundens omkostninger til cloudservices, som er nødvendige for at etablere, implementere, udrulle og drifte systemet.
VIRK23 er opbygget således, at der gælder en række begrænsninger i leverandørens afhjælpningspligt ved standardsoftware fra underleverandører. Denne regulering er nu udvidet til også at gælde cloudservices. Resultatet er, at så længe leverandøren ikke burde have erkendt eller forudset fejlen på tidspunktet for kontraktens indgåelse, og der er tale om en fejl, der ikke skyldes leverandøren – så bliver leverandøren ikke ansvarlig for fejlen, så længe leverandøren sikrer sig, at fejlen rapporteres til cloudservices-udbyderen, at der følges op på fejlen, og at leverandøren forsøger at minimere problemets omfang.
Heri ligger således, at kunden som udgangspunkt alene kan gøre leverandøren ansvarlig for fejl ved cloudservices, hvis leverandøren kan gøre et tilsvarende ansvar gældende over for public cloud-udbyderen – hvilket sjældent vil være tilfældet.
Andre ændringer
|
Emne |
Ændring |
| Forandringsledelse | Leverandørens rådgivning og projektledelse skal understøtte forandringsledelse hos kunden, jf. pkt. 8.6. VIRK23 tager i højere grad end VIRK17 højde for, at indkøb af standardsystemer medfører behov for ændrede forretningsprocesser hos kunden. At ændre forretningsgange, hvor kunden tilpasser sig systemet snarere end at systemet tilpasses kunden, oplever vi som en generel tendens i markedet i disse år. Det er en udvikling, der minimerer risikoen ved store systemimplementeringer. |
| Rapportering og proaktive beføjelser | Leverandørens rapporteringskrav er skærpet i VIRK23, jf. pkt. 8.9. Skærpelsen består i, at der er indsat en eksplicit forpligtelse for leverandøren til at rapportere til kunden om tidsforbrug, prioriteringer, ændringer, risikolog samt fremdrift. Dette er suppleret af en selvstændig bestemmelse om proaktive beføjelser i pkt. 14.2. Indførelsen af proaktive beføjelser er en forbedring, da sådanne bestemmelser – hvis de er udformes og benyttes korrekt – kan reducere risikoen for fejlslagne projekter. |
| Ændringshåndtering vs målprismodel |
Der er foretaget nogle justeringer af bestemmelserne om ændringshåndtering i lyset af kontraktens målprismodel, jf. pkt. 16. Der lægges i VIRK23 op til, at leverandøren kun er berettiget til at få ændret målprisen, i nogle specifikt oplistede tilfælde. Tanken bag opdateringen er, at det er en del af formålet med en målprismodel, at leverandøren ”skal kunne tåle”, at der sker mindre ændringer af f.eks. kravspecifikationen uden at målprisen skal underlægges ændringshåndtering. Deri ligger, at leverandøren bærer ansvaret for at få projektet i mål indenfor rammerne af den aftalte målpris. Vi har gode erfaringer med målprismodeller, men er skeptiske overfor denne nye regulering, da begrænsningen i adgangen til at kræve målprisen justeret ved ændringer udgør en risiko for leverandøren, som kan føre til, at leverandøren tillægger sin (mål-)pris en unødigt stor risikopræmie. |
| Ansvarsbegrænsninger | Der er i den nye VIRK23 indsat en beløbsmæssig maksimering for erstatningskrav vedrørende overtrædelse af GDPR, opgjort til 200 % af målprisen, jf. pkt. 32.3. Det er et udtryk for en imødekommenhed overfor leverandørerne, at der indsættes et loft på denne type ansvar. Til sammenligning er der i K04 indsat en optionel regulering, hvor kunden ved udfyldning af kontrakten skal tage stilling til, om kontraktens ansvarsbegrænsning skal gælde for denne type krav. I version 5 af D17 arbejdes også med et loft på GDPR-overtrædelser, der i D17 er sat til 150 % af det beløb, som leverandøren har modtaget i de foregående 12 måneder. |
| ”Deliver first - Settle later” | Der er indsat en ”deliver first – settle later”-bestemmelse i VIRK23, pkt. 37, som er udtryk for en gængs og markedskonform regulering af leverandørens forpligtelse til at levere i henhold til kundens anvisninger, uanset om der er opstået konflikt og/eller tvistesag mellem parterne. |
Bird & Birds kommentar
Reguleringen af cloudservices er en meget relevant opdatering, som udvider den praktiske anvendelighed af VIRK23 og gør kontrakten tidssvarende, da virksomhedssystemer i stigende grad leveres ved brug af cloudservices.
Brugen af standardkontrakter som fundament for den endelige kontrakt er ofte en god idé, da man herved ofte sparer tid og ressourcer på kontraktindgåelsen. Samtidig opnås en højere kvalitet i det færdige produkt end ved at skrive kontrakten ”forfra”.
Faren ved standardkontrakter kan omvendt være, at man ikke får foretaget den nødvendige tilpasning til det konkrete projekt, eller ukritisk anvender standardkontrakten til anskaffelser, som den ikke er beregnet til.
Uanset brugen af en standardkontrakt ligger der et stort arbejde i at udarbejde den tilhørende bilagspakke, samt sikre sammenhængen mellem kontrakten og bilagene. Standardkontrakterne indeholder ofte ingen bilag. VIRK23 kommer heller ikke med en bilagspakke. Bilagsskabeloner (som de kendes fra K02 eller K04) ville gøre VIRK23 endnu mere praktisk anvendelig.
Ligeledes ville det være godt med en engelsk version af kontrakten, da it-kontraktrettens sprog i stigende grad er engelsk - også i kontrakter mellem danske parter.
Bird & Bird har stor erfaring med brugen af den tidligere VIRK17, herunder arbejdet med at udarbejde de tilhørende bilag, ligesom vi ofte har benyttet engelske versioner af VIRK17.
Hvis du har spørgsmål til brugen af standardkontrakter som VIRK23, regulering af anskaffelse af cloudservices eller andre it-retlige spørgsmål, er du velkommen til at kontakte vores Tech & Comms team.
VIRK 23 finder du her: Standardkontrakter - It-kontraktret
