Podpis elektroniczny: składanie oświadczeń woli w okresie pandemii

Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy przebywają w różnych lokalizacjach – w tym za granicą, gdzie często ograniczenia związane z pandemią są dalej idące niż w Polsce. Z powyższych względów coraz popularniejszy staje się podpis elektroniczny – kwalifikowany i niekwalifikowany.

Formy czynności prawnych w ustawie…

Zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej (tj. opatrzonym własnoręcznym podpisem złożonym pod treścią oświadczenia woli). Do zachowania zaś elektronicznej formy czynności prawnej niezbędne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (tj. podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z art. 131 ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej). Jeśli zatem ustawa zastrzega wymóg zachowania formy pisemnej, to od strony będzie zależeć, czy posłuży się ona zwykłą formą pisemną czy też formą elektroniczną.

Faksymile, pieczęć zastępująca odręczny podpis (automatyczne odbicie podpisu) czy też wymienienie się skanami dokumentów lub przesłanie ich faksem nie jest równoznaczne z zachowaniem formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej. Możliwość zastosowania faksymile musi zostać wyraźnie przewidziana przez przepisy prawa – tak jak ma to miejsce przykładowo przy papierach wartościowych na okaziciela.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu (nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jego treścią), co oznacza, że treść umowy może zostać wyrażona za pośrednictwem np. wiadomości e-mail, SMS-ów, skanów dokumentów, zdjęć czy nagrań audio w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Zawarcie umowy następuje wtedy poprzez uzgodnienie przez strony jej treści w formie dokumentowej i przykładowo wymianę e-maili. Strony mogą w umowie wprost postanowić, że oświadczenie woli złożone w formie dokumentowej z wykorzystaniem poczty elektronicznej będzie uznawane za właściwie doręczone drugiej stronie w chwili wprowadzenia oświadczenia do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby druga strona mogła zapoznać się z jego treścią, lub też po przesłaniu wiadomości e-mail drugiej stronie z opcją potwierdzenia doręczenia. W takiej sytuacji oświadczenie zostaje skutecznie złożone z chwilą otrzymania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (jeśli ustawa przewiduje wprost: "pod nieważnością zawarta na piśmie", "forma pisemna pod rygorem nieważności", "pod rygorem nieważności udzielone na piśmie"). Kodeks cywilny przewiduje przykładowo nieważność następujących umów i czynności zawieranych lub dokonywanych bez formy pisemnej: umowy o przejęcie długu, leasingu, zgłoszenia podwykonawcy, udzielenia prokury oraz pełnomocnictwa ogólnego.

W przypadku takich umów jak umowa dostawy, kontrakcji, spółki cywilnej czy o roboty budowlane wymóg formy pisemnej nie został zastrzeżony pod rygorem nieważności (Kodeks cywilny wskazuje wtedy: "umowa (…) powinna być stwierdzona pismem", "umowa (…) powinna być zawarta na piśmie").

…lub określone w umowie

Również strony umowy mogą zastrzec w samej umowie formę pisemną pod rygorem nieważności na wprowadzanie zmian do umowy, jej rozwiązanie, odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie. W takiej sytuacji czynność dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej przez strony formy. W myśl art. 77 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.

Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania tylko formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę. W związku z problemami z podpisywaniem dokumentów w czasie pandemii, jako dopuszczalną formę zmiany umowy strony coraz częściej przewidują przy prostych umowach formę dokumentową w postaci wysyłania oświadczeń woli e-mailem.

Elektroniczny kwalifikowany podpis

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest podpisem bezpiecznym z uwagi na jego przyporządkowanie do określonej osoby składającej podpis (wymagana jest weryfikacja tożsamości takiej osoby), składanie podpisu za pomocą podlegających jej wyłącznej kontroli bezpiecznych urządzeń i możliwość rozpoznania późniejszych zmian dokumentu po naniesieniu podpisu.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne są wystawiane przez dostawców usługi zaufania, wpisanych do rejestru ministra ds. informatyzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Rejestr kwalifikowanych dostawców usług zaufania znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

Jednocześnie zgodnie z art. 25 ust. 2 i 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (tzw. rozporządzenie eIDAS) kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich i ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. W świetle powyższego nie jest zrozumiała i uzasadniona praktyka niektórych polskich przedsiębiorców polegająca na domaganiu się podpisania dokumentu przez drugą stronę kwalifikowanym podpisem elektronicznym wystawionym tylko przez polskiego dostawcę.

Wobec powyższego certyfikaty podpisu kwalifikowanego wydane przez autoryzowane zagraniczne centra certyfikacji powinny być honorowane w obrocie gospodarczym w Polsce oraz przed polskimi sądami i organami administracji publicznej. Listę centrów uznawanych w innych krajach można znaleźć tutaj>>.

Do zachowania formy elektronicznej może być zatem użyty kwalifikowany podpis elektroniczny wydany zarówno przez polskiego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, jak i mającego siedzibę w którymkolwiek z pozostałych państw członkowskich UE, co umożliwia przykładowo podpisanie dokumentu przez członka zarządu polskiej spółki mieszkającego we Francji kwalifikowanym podpisem elektronicznym wydanym i uznawanym w Niemczech.

Problemy z praktyki

Pomimo, że zagraniczne podpisy elektroniczne wydawane przez zagranicznych kwalifikowanych dostawców usług zaufania powinny być uznawane w Polsce, w praktyce rodzi to nierzadko wiele problemów, w szczególności na tle obowiązku elektronicznego składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego, czy chociażby w związku z elektronizacją zamówień publicznych. Najczęściej problemy dotyczą negatywnej weryfikacji podpisów za pomocą rozwiązań takich jak Szafir oraz związane są z brakiem zidentyfikowania certyfikatu przez dane narzędzie weryfikujące na liście dostawców usług zaufania (można spotkać się z komunikatem o braku możliwości sprawdzenia list unieważnionych certyfikatów dla certyfikatu czy braku możliwości weryfikacji certyfikatu przy pomocy protokołu OCSP zapewniającego automatyczną weryfikację statusu certyfikatu i stanowiącego bardziej bezpieczną formę weryfikacji certyfikatu, aniżeli przeszukiwanie ww. list). Wystąpienie tego rodzaju komunikatu nie musi jednakże oznaczać, że podpis nie spełnia przewidzianych prawem wymogów. Dodatkowo na rynku dostępne są także kwalifikowane usługi walidacji kwalifikowanych podpisów elektronicznych (zgodne z rozporządzeniem eIDAS), takie jak WebNotarius, czy weryfikacjapodpisu.pl.

Trzeba także mieć na uwadze (w szczególności w postępowaniach o zamówienia publiczne), że z samego tylko faktu, że podmiot jest kwalifikowanym dostawcą usług zaufania uprawnionym do świadczenia usług kwalifikowanych podpisów elektronicznych, nie można wyprowadzać automatycznego wniosku, że weryfikowany podpis został oparty o kwalifikowany certyfikat wydany przez tego dostawcę. Tego rodzaju podmioty mogą bowiem oferować także usługi nie będące kwalifikowanymi usługami zaufania.

O czym warto pamiętać

Podpisy elektroniczne mogą występować jako podpis znajdujący się w pliku PDF (PAdES) lub też jako podpis znajdujący się w oddzielnym pliku (XAdES). W przypadku drugiego rodzaju plików osoba podpisująca dokument, żeby wykazać jego prawidłowe podpisanie, musi pamiętać o konieczności przesłania czy zapisania wszystkich plików elektronicznych, tj. przy reprezentacji łącznej spółki trzech plików elektronicznych – właściwego dokumentu oraz dwóch plików z podpisami. W przypadku podpisywania dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym w komparycji najlepiej nie wpisywać z góry określonego miejsca ani daty zawarcia umowy. Miejsce zawarcia umowy może przesądzać o prawie właściwym mającym zastosowanie do danej umowy lub decydować o właściwości miejscowej sądu. W przypadku użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego data podpisania umowy zostanie automatycznie naniesiona. Opatrzenie dokumentu znacznikiem czasu nadaje czynności walor daty pewnej (w dużym uproszczeniu skuteczność względem osób trzecich), co umożliwia też prawidłową weryfikację podpisu po wygaśnięciu certyfikatu. 

Podpis elektroniczny niekwalifikowany

Podpis elektroniczny niekwalifikowany jest narzędziem identyfikacji elektronicznej, który analogicznie jak bezpieczny kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala między innymi podpisywać dokumenty.

W odróżnieniu od bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który musi być przechowywany na urządzeniu kryptograficznym lub w stosownej aplikacji z odpowiednimi zabezpieczeniami, w odniesieniu do podpisu elektronicznego generowanego za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego rozporządzenie eIDAS nie reguluje ani sposobu jego generowania, ani sposobu generowania i przechowywania klucza prywatnego. W takim przypadku to użytkownik decyduje, w jaki sposób podpis taki będzie przechowywany - może to być dowolny nośnik i urządzenie (komputer, telefon czy płyta CD).

Uzyskanie podpisu elektronicznego niekwalifikowanego nie wymaga osobistej weryfikacji. W takim przypadku weryfikacja następuje zazwyczaj poprzez kliknięcie w link weryfikacyjny przesłany na adres e-mail lub przesłanie podpisanych skanów dokumentów potwierdzających tożsamość i ewentualną przynależność do danej organizacji.

Najistotniejszą jednakże różnicą pomiędzy bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym a podpisem elektronicznym weryfikowanym poprzez certyfikat niekwalifikowany jest to, że ten ostatni nie zastępuje podpisu własnoręcznego, a co za tym idzie co do zasady nie wywołuje on skutków prawnych. Skutki jego użycia są wiążące jedynie dla stron danej umowy i tylko one mogą się na niego powoływać. Aby podpis taki mógł wywołać skutki prawne konieczne jest wcześniejsze zawarcie przez strony umowy, w której zawrą one postanowienia o wzajemnym uznaniu podpisów elektronicznych weryfikowanych certyfikatem niekwalifikowanym. Dodatkowo w przypadku, gdy dla wywołania skutków prawnych wystarczające jest zachowanie jedynie formy dokumentowej, wówczas opatrzenie dokumentu podpisem niekwalifikowanym będzie równoznaczne z zachowaniem wyżej wymienionej formy. W sytuacji jednak, gdy przykładowo ustawa przewiduje zawarcie określonej umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności, podpisanie takiej umowy z wykorzystaniem podpisu niekwalifikowanego będzie powodowało, że forma ta nie zostanie zachowana, a w konsekwencji umowa taka będzie nieważna.

Podpis elektroniczny niekwalifikowany nie jest równoważny z podpisem własnoręcznym. W praktyce podpis elektroniczny niekwalifikowany często wykorzystywany jest na potrzeby wewnętrznego działania firmy i składania oświadczeń wiedzy i woli (przykładowo przy składaniu ofert). W obliczu wirusa COVID-19 oraz związanym z tym przejściem przez wiele firm na tryb pracy zdalnej, wykorzystanie podpisu elektronicznego niekwalifikowanego w celu usprawnienia działania podmiotów gospodarczych, w szczególności tych z szeroko rozbudowaną strukturą organizacyjną, nabiera szczególnego znaczenia.

^{Artykuł "Podpis elektroniczny: składanie oświadczeń woli w okresie pandemii" autorstwa Edyty Deszczki i Magdaleny Bętkowskiej ukazał się 21 maja 2020 roku w dodatku "Raport Prawny - Przewodnik dla przedsiębiorców" dziennika Rzeczpospolita}