Rewolucja czy ewolucja rozwiązań kodeksowych

Co i kiedy dokładnie ulega modyfikacji? W jakim zakresie wpływa na prawa i obowiązki stron? Przedstawiamy bilans najważniejszych zmian, szeroko skomentowanych na dalszych łamach Adwokata zaznaczając jednocześnie, że na dzień przygotowywania niniejszego materiału zmiany kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej i prewencyjnej kontroli trzeźwości zostały uchwalone przez Sejm, będąc nadal przedmiotem dalszych prac legislacyjnych.

Poza siedzibą firmy

Definicja pracy zdalnej znacząco odróżnia ją od telepracy, mając na celu uelastycznienie i popularyzację długoterminowej pracy na odległość. Praca zdalna może być wykonywana:

• w pełnym wymiarze lub częściowo (praca hybrydowa),
• niekoniecznie regularnie,
• w miejscu/miejscach wskazanych przez pracownika i zaakceptowanych przez szefa,
• za pośrednictwem wszelkich środków porozumienia na odległość (nie tylko teleinformatycznych) lub nawet bez.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej zawsze w pierwszej kolejności ma wskazać pracownik. Pracodawcy pozostanie wyłącznie wyrażenie lub odmowa zgody na propozycję podwładnego. Inna sekwencja zdarzeń może skutkować zarzutem naruszenia przepisów kodeksowych, a w skrajnych przypadkach – kwalifikacją polecenia szefa jako quasi podróży służbowej.

Określenie reguł

Wdrożenie pracy zdalnej w zakładzie będzie odbywać się na zasadach analogicznych do telepracy, z tą jednak różnicą, że:

• kodeks pracy określa minimalną treści regulaminu / porozumienia w sprawie pracy zdalnej (zbiorowego / indywidualnego), z której wynikają również dodatkowe obowiązki formalnego sprecyzowania m.in. obowiązujących u pracodawcy zasad kontroli pracy zdalnej, bezpieczeństwa informacji oraz danych osobowych, zasad pokrywania kosztów pracy zdalnej / wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu w tym zakresie,
• pracodawca uzyska nowe uprawnienie do jednostronnego polecania pracy zdanej (bez zgody podwładnego) w wyjątkowych okolicznościach losowych lub innych obiektywnie od pracodawcy niezależnych i na czas określony (np. klęska żywiołowa, epidemia, siła wyższa).

Polecenie pracy zdalnej będzie mogło być realizowane, jeśli pracownik posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdanej, co weryfikuje i potwierdza on sam. Tym samym, w praktyce będzie mógł wstrzymać polecenie szefa.

Nowe rozwiązania BHP na odległość potwierdzają konieczność modyfikacji zasad ogólnych poprzez przerzucenie części obowiązków BHP na pracownika, w tym zapewnienia właściwej organizacji własnego stanowiska pracy zdalnej (również poprzez pryzmat ergonomii). Dopuszczenie do pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez pracownika stosowanego oświadczenia w tym zakresie.

Zwrot kosztów

Koszty pracy zdalnej doczekały się bardziej precyzyjnych wytycznych ustawowych. Postanowienia telepracy w tym względzie były niejasne, nieprecyzyjne i skutkowały rozbieżnościami interpretacyjnymi oraz odmiennymi praktykami pracodawców. Aktualnie nie ma wątpliwości, że to pracodawca ma obowiązek pokrywania kosztów pracy zdalnej w postaci kosztów energii elektrycznej oraz internetu. Obowiązek ten można będzie zastąpić wypłatą ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika, podobnie jak w przypadku ekwiwalentu za korzystanie przez pracownika ze swoich narzędzi pracy.

W odróżnieniu od rozwiązań dotyczących telepracy doregulowano kwestie podatkowe. Pokrycie kosztów pracy zdalnej, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT. Konsekwentnie nie będą więc również stanowić podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W razie potrzeb

Regulacji kodeksowej doczeka się ponadto okazjonalna praca zdalna (tzw. prawo do home office), kładąc kres większości wewnątrzzakładowych praktyk traktujących wszelkie alternatywne formy pracy na odległość jako okazjonalną pracę zdalną wyłączoną spod wymogów telepracy (jakoby dotyczących tylko telepracy w 100 proc. wymiaru czasu pracy).

Novum to również elektroniczna dokumentacja, z której mogą korzystać zarówno pracownicy zdalni, jak i pracodawcy w ramach komunikacji HR. Jak również doprecyzowanie, że przepisy pracy zdalnej mają zastosowanie również do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Uwaga! Nie dotyczy to np. umowy cywilnoprawnych typu zlecenie, a stosunków pracy nawiązanych na bazie mianowania czy powołania.

Czas na dostosowanie

Czas na dostosowanie się do nowych regulacji niestety jest dość krótki, choć ustawodawca i tak wyszedł naprzeciwko potrzebom pracodawców. Aktualnie Przepisy pracy zdalnej wejdą w życie w terminie 2 miesięcy od uchwalenia ustawy (w miejsce 14 dni pierwotnie zakładanych). W tym samym czasie przestaje obowiązywać art. 3 specustawy covidowej (tj. ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.)), uprawniający do stosowania pracy zdalnej praktycznie bez większych formalizmów i zgody podwładnego. W ramach wyjątku przepisy o telepracy utracą moc w okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej, co ma dać pracodawcom dodatkowy czas (łącznie 8 miesięcy) na przeszczepienie załogi na nowe rozwiązania albo decyzję o powrocie do pracy z biura.

Prewencyjna kontrola trzeźwości

Pracodawcom zostanie przyznane prawo kontroli trzeźwości w przypadku podejrzenia stanu nietrzeźwości podwładnego, jak i prewencyjnie:

• jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony określonych dóbr (życia i zdrowia pracowników / ochrony mienia, itp.), oraz
• przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego.

Zakres kontroli zostanie rozszerzony na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu (środki odurzające, dopalacze, itp.) szczegółowo wykazanych w przepisach wykonawczych.

Pracownika, u którego kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu / środków odurzających, nie będzie można dopuścić do pracy. Jeżeli wynik badania będzie negatywny, okres niedopuszczenia do pracy będzie traktowany jako usprawiedliwiona nieobecność z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Szef oraz podwładny mogą żądać powtórzenia badań przez uprawniony organ (Policja).

W celu realizacji powyższych uprawnień konieczna będzie aktualizacja regulaminu pracy lub innych aktów wewnętrznych, w tym o:

• grupy objęte kontrolą,
• sposób przeprowadzenia kontroli,
• osoby upoważnione do działania w imieniu pracodawcy,
• kwestie danych osobowych.

Poza pracownikami prewencyjna kontrola trzeźwości może obejmować również kontraktorów cywilnoprawnych, jak i zleceniobiorców czy współpracowników B2B.

Odmiennie niż w przypadku pracy zdalnej zmiany kontroli trzeźwości również wchodzą w życie w terminie 14 dni od uchwalenia ustawy.

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.