Praca hybrydowa – rozwiązanie win-win

Analizy rynku pracy i badania oczekiwań pracowników dowodzą, że dwa lata pandemii całkowicie zmieniły preferencje zarówno pracowników, jak i pracodawców co do modelu pracy. Większość pracowników nie tylko bowiem ceni sobie możliwość pracy z domu, ale skonfrontowani z koniecznością pracy wyłącznie z biura, najprawdopodobniej zmieniliby pracę. Ciekawym wyjściem naprzód temu trendowi wydaje się być praca hybrydowa. Jednak czy to rzeczywiście złoty środek i win-win?

Brak regularności

Podstawę prawną do świadczenia pracy w sposób hybrydowy stanowi kodeks pracy, definiując pracę zdalną jako wykonywaną całkowicie lub częściowo na odległość. To właśnie ostatnia z tych przesłanek pracy zdalnej umożliwia jej organizację w formule hybrydowej. Pozwala bowiem na rezygnację z konieczności regularnego wykonywania pracy oraz obowiązku przekazywania jej wyników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Regularność w przypadku telepracy oznacza konieczność świadczenia jej np. we wcześniej określone (najlepiej te same) dni tygodnia. Ten problem przestanie w zasadzie istnieć w przypadku obecnie regulowanej pracy zdalnej. Dlatego też pracownik hybrydowy, w zależności od treści porozumienia, będzie mógł nie tylko świadczyć pracę zdalnie – np. poprzez poinformowanie pracodawcy o takiej potrzebie dzień wcześniej, ale nawet w tym samym dniu. Dodatkowo istnieje również możliwość uregulowania świadczenia częściowo pracy zdalnej oraz stacjonarnej np. w ramach jednego dnia.

Nowelizacja kodeksu pracy uefektywniła pracę zdalną i zoptymalizowała dotychczasowe rozwiązania znane pracodawcom z regulacji dotyczących telepracy.

Część pracodawców już zdecydowała się na rezygnację z biur i pełne wdrożenie pracy zdalnej jako podstawowego modelu funkcjonowania organizacji. Jednak takie rozwiązania wciąż nie są popularne. Co więcej, nie odpowiadają one na potrzebę wielu branż. Coraz więcej słyszy się jednak o pracy hybrydowej, która może być przyszłością rozwiązań organizacyjnych. Tym samym, warto na nią spojrzeć z dwóch perspektyw – pracodawcy i pracownika, a także korzyści, jakie mogą odnieść obie strony stosunku pracy. Pozwoli to również rozstrzygnąć, czy jest to rozwiązanie win-win.

Przykłady prawidłowej organizacji pracy hybrydowej

Wariant 1. Pracownik ma wyznaczoną stałą tygodniową pulę dni pracy z domu oraz pracy z biura, ze wskazaniem konkretnych dni (np. trzy dni z domu – poniedziałki, środy, piątki, oraz dwa dni z biura – wtorki, czwartki)

Wariant 2. Pracownik ma wyznaczoną stałą tygodniową pulę dni pracy z domu oraz pracy z biura, bez wskazywania konkretnych dni (np. dwa dni z domu i trzy dni z biura)

Wariant 3. Pracownik w jednym tygodniu pracuje w z biura, w następnym z domu (system naprzemienny)

Wariant 4. Pracownik ma określoną liczbę dni pracy z domu do wykorzystania w ciągu miesiąca według swojego uznania (np. 10 dni roboczych w ciągu miesiąca).

Benefity pracodawcy…

Wprowadzając możliwość pracy hybrydowej, pracodawca może liczyć na korzyści w następujących obszarach:

1. Retencja pracowników i przyciąganie nowych talentów: Możliwość świadczenia pracy hybrydowej pozwala pracodawcom na zapewnienie elastyczności i swobody w ramach modelu wykonywania pracy, tak by nie tylko przyciągali oni do siebie nowych, utalentowanych pracowników, którzy cenią sobie możliwość wykonywania pracy w ramach modelu hybrydowego, ale także by zatrzymywali najlepsze osoby, dla których elastyczność w zakresie miejsca wykonywania pracy jest istotna.
2. Zmniejszenie kosztów: W okresie pandemii popularny był trend rezygnacji z fizycznych biur (przede wszystkim w sektorze IT/nowych technologii) albo ograniczania powierzchni biurowej. Pozwoliło to pracodawcom np. na zmniejszenie kosztów najmu lub energii elektrycznej, a także dodatkowych kosztów związanych ze zużyciem papieru, wydrukami czy nawet mniejszym zużyciem podstawowych artykułów spożywczych, w które firma zaopatruje biurową kuchnię. Wykonywanie pracy hybrydowej umożliwi więc także optymalizację finansową kosztów biurowych.
3. Ułatwienie wdrażania nowoczesnych polityk HR oraz tzw. e-akt lub digitalizacja dokumentacji pracowniczej: Wdrożenie pracy hybrydowej może usprawnić „unowocześnienie” organizacji poprzez wprowadzenie dalszych, komplementarnych polityk np. w ramach tzw. HR bez papieru, polityk Eco/Paperless. Pozwoli to nie tylko na dalsze ograniczenie kosztów, ale przede wszystkim może przyczynić się do docelowego usprawnienia wewnętrznych procesów w ramach organizacji.
4. Wdrożenie systemów monitorowania pracy: Wykonywanie pracy w ramach modelu hybrydowego nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencji czasu pracy, a stosowane narzędzia do elektronicznego monitoringu wykonywanej pracy dają pracodawcy znacznie więcej danych, które mogą być wykorzystane do oceny efektywności pracy i wdrażania metod optymalizacji pracy.
5. Identyfikacja z organizacją: Oczekiwanie osobistego wykonywania pracy z biura (w ustalonym z pracownikiem wymiarze) zwiększa poczucie identyfikacji z organizacją i wzmacnia relacje w zespole, co stanowi okoliczność ograniczającą wysoką fluktuację pracowników.

...I korzyści dla pracownika

Model pracy hybrydowej przynosi również benefity dla pracowników w zakresie:

1. Work-life balance: Praca hybrydowa zapewnia pracownikom więcej elastyczności w godzeniu życia rodzinnego/prywatnego z zawodowym. Praca hybrydowa może być szczególnie atrakcyjna dla pracowników-rodziców lub pracowników-studentów.
2. Niższych kosztów i oszczędność czasu: Dotyczy to chociażby braku konieczności dojazdu do biura, w tym ponoszenia kosztów związanych np. z koniecznością zakupu paliwa czy biletów komunikacji.
3. Wyższej efektywności wykonywania pracy: Praca zdalna nie kojarzy się już z „dniem wolnym”. Badania rynku pracy pokazują, że efektywność i kreatywność pracowników hybrydowych wzrasta podczas wykonywania pracy w ramach omawianego modelu.

To wskazuje, że praca hybrydowa może rzeczywiście stanowić rozwiązanie win-win, pod warunkiem dobrego uregulowania zasad jej świadczenia. Tym samym można się spodziewać, że praca hybrydowa zostanie z nami na długo, jako szeroko stosowane rozwiązanie, zwłaszcza w sektorze usługowym.

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.