Kodeks for det gode kunde-leverandørsamarbejde i it-projekter

09 maj 2017

Statens IT-projektråd har længe haft sin egen "Guide til godt kunde-leverandørsamarbejde", som de færreste har lagt mærke til. Så er der bedre håb for det nye kodeks, som Statens It-projektråd, DI digital, It-Branchen, Dansk IT, udvalgte it-leverandører samt udvalgte statslige myndigheder i fællesskab har udarbejdet for at understøtte det gode samarbejde i it-projekter, hvor statslige myndigheder indgår som kunder på større it-leverancer.

Dette brede samarbejde mellem myndigheder, leverandører og brancheforeninger har udmøntet sig i et glimrende kodeks med konkrete råd og anbefalinger. Hensigten er at få projekterne og samarbejdet med leverandøren forankret helt op i topledelserne hos begge parter samt at sikre tidlig og vedvarende dialog gennem hele forløbet. Man kan få god inspiration, uanset om man arbejder i den private eller den offentlige sektor.

Kodekset bygger på 7 principper, der skal understøtte et "bedre samarbejde mellem myndigheder og it-leverandører". I principperne indgår initiativer som både kunden og leverandøren kan anvende til at styrke "det gode samarbejde", men initiativpligten ligger i største grad hos kunden.

Ud af de 7 principper vil statens It-projektråd have særligt fokus på de tre første principper (markeret med fed herunder) men vil ved risikovurderinger og genbesøg følge op på forbedringer inden for alle syv områder.

Principperne er:

1. Projekt og samarbejde forankres i topledelsen

2. Der styres efter fælles mål og efter de vigtigste forretningsmæssige behov

3. De rette kompetencer matches og er til stede gennem hele projektet

4. Governance og scope tilpasses projektets karakter og drøftes tidligt

5. Problemer, udfordringer og risikoanalyser deles hele vejen gennem projektet

6. Der holdes fokus på transparens og åbenhed

7. Tidlig og vedvarende dialog dyrkes

Under hvert princip beskrives initiativer til, hvordan kunden og leverandøren under hele forløbet kan bidrage til det gode samarbejde. Ifølge kodekset skal der foregå løbende dialog mellem parterne, hvor både kunden og leverandøren er fuldt åbne over deres behov og begrænsninger for at skabe en åben og tillidsfuld kultur i projekterne. Den løbende dialog styrkes ved møder og workshops, hvor nye oplysninger og input konstant gennemgås.

Principperne er ikke en del af den fællesstatslige projektmodel1, men dette kodeks er ment som et supplement dertil. Kodekset oplyser konkret, hvad kunden og leverandøren enkeltvis og i fællesskab kan bidrage med i hver fase. Kunden kan fx allerede inddrage leverandøren under idefasen til tidlig dialog og oplyse markedet om behovet, der er på vej, ligesom leverandøren allerede i idefasen overordnet kan oplyse om omkostningskrævende krav.

Principperne udgør ikke krav til it-kontrakterne, men det kan være en god ide at implementere principperne, så begge parter under hele forløbet understøtter projektets fælles mål. Statens it-projektråd vil dog fremover ved risikovurderinger gennemføre stikprøver af, hvor godt myndighederne benytter sig af principperne ved projekter over 10 millioner kr.

Kodekset kan findes på digitaliseringsstyrelsens hjemmeside https://www.digst.dk/kodeks.

1 Den fælles statslige it-projektmodel skal anvendes af alle statslige myndigheder og omfatter principper for faseinddeling og faseovergange, en række ledelsesprodukter samt principper for organisering og roller.