Zastępstwo za pracownika na czas urlopu w kilku wariantach

Rzadko który pracodawca prowadzi taką politykę zatrudnienia, aby zabezpieczyć nieobecność każdego pracownika. Częściej decyzje o zastępstwie zapadają na bieżąco. Opcji jest kilka.

Każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i odpłatnego urlopu, który ma mu zapewnić regenerację sił fizycznych i psychicznych po wysiłku związanym z wykonywaną pracą. Jednak dwutygodniowy lub dłuższy odpoczynek korzystny dla zatrudnionego nie jest tak samo atrakcyjny dla pracodawcy. Może bowiem zaburzyć normalne funkcjonowanie zakładu pracy, zwłaszcza gdy zadania nieobecnej osoby nie będą wykonywane na bieżąco. Podobnie dla współpracowników, którzy mogą być zmuszeni do zastąpienia kolegi lub koleżanki przebywających na urlopie.

Ustalony termin

Co do zasady, pracodawca powinien udzielać wypoczynku w terminie zgodnym z ustalonym planem urlopów lub w porozumieniu z pracownikami. W obu przypadkach zatrudnieni powinni złożyć wnioski z propozycją terminu wypoczynku, a pracodawca albo taki wniosek zaakceptuje albo – jeśli wymagają tego potrzeby związane z organizacją zakładu pracy – odmówi udzielenia urlopu w czasie proponowanym przez pracownika.

Pracodawca nie może jednak uzależnić udzielania urlopu jednemu pracownikowi od zobowiązania się innego pracownika do "zastępowania" kolegi lub koleżanki.

Zorganizowanie zastępstwa na czas urlopu nie jest obowiązkiem pracownika, jest to obowiązek pracodawcy. To pracodawca musi zapewnić odpowiednią organizację pracy oraz zadbać o ciągłość biznesu (art. 94 pkt 2 kodeksu pracy). Aby zastąpić nieobecną osobę, ma kilka opcji.

W pierwszej kolejności pracodawca, chcąc zapewnić prawidłową organizację pracy w okresie letnim, może posłużyć się pracownikami, którzy są w pracy obecni. Dlatego częstą praktyką stosowaną w zakładach pracy jest stałe zatrudnianie na danym stanowisku przynajmniej dwóch osób tak, aby mogły się one wzajemnie zastępować w czasie nieobecności spowodowanej urlopem czy zwolnieniem lekarskim.

Możliwe jest również rozdzielenie obowiązków nieobecnej osoby pomiędzy większą liczbę pracowników, jeśli charakter pracy nie wykracza poza ich uprawnienia i kompetencje.

Jest to niewątpliwie najprostszy i zarazem najtańszy sposób zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy w okresie urlopowym. Niemniej może prowadzić do pracy w godzinach nadliczbowych oraz przemęczenia pracowników ponad miarę.

Przekazanie zadań

Kolejną możliwością, zgodnie z art. 42 § 4 k.p., jest powierzenie obowiązków nieobecnego pracownika innemu zatrudnionemu na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia zastępcy i musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika.

Polecenie pracodawcy w tym zakresie jest dla pracownika wiążące, o ile oczywiście jest zgodne z przepisami prawa oraz obowiązującą umową o pracę i jego kwalifikacjami.

Nawet ustnie

Przepisy k.p. nie wymagają dla czasowego powierzenia obowiązków żadnej szczególnej formy. Zgodnie z ugruntowanym w judykaturze poglądem, polecenie służbowe w sprawie przesunięcia pracownika do innej pracy może zostać wydane w formie ustnej (wyrok już z 13 marca 1979 r., I PRN 18/79).

Umowa na zastępstwo

Innym sposobem zapewnienia normalnego funkcjonowania firmy w okresie nieobecności danego pracownika jest zatrudnienie na jego miejsce nowej osoby na podstawie umowy o pracę na zastępstwo. Charakterystyczną cechą tej umowy jest sposób określenia jej terminu końcowego, którym jest moment powrotu do pracy nieobecnej osoby. Termin rozwiązania takiej umowy można określić konkretną datą – oczywiście, jeśli pracodawca dokładnie wie, kiedy nieobecny wróci do pracy. Można to też zrobić przez wskazanie w niej przyczyny, której wystąpienie będzie skutkować rozwiązaniem umowy.

Umowa na zastępstwo nie podlega czasowym ani liczbowym limitom zawierania umów na czas określony. Oznacza to, że jeśli nieobecność zastępowanego pracownika się przedłuży, to pracodawca może zawrzeć z nim kolejną umowę na zastępstwo albo przedłużyć w drodze porozumienia/aneksu już istniejącą bez ryzyka, że przekształci się ona w umowę na czas nieokreślony.

Umowy na zastępstwo nie są powszechnie stosowane w przypadku krótkich urlopów wakacyjnych, ale raczej w przypadku dłuższych nieobecności pracowników korzystających np. z uprawnień rodzicielskich lub delegowanych za granicę na dłuższy pobyt.

Praca tymczasowa

Pracodawca może także skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej, która znajdzie dla niego odpowiednich pracowników na czas nieobecności osób przebywających na urlopach wypoczynkowych. Jest to jednak rozwiązanie najdroższe i wiążące się z największą liczbą formalności. Pracodawca bowiem, oprócz zapewnienia odpowiedniego wynagrodzenia pracownikowi tymczasowemu, płaci także za usługi agencji pracy tymczasowej. Niewątpliwym plusem tej opcji jest natomiast fakt, że pracodawca nie musi przeprowadzać procesu rekrutacyjnego, co pozwala mu zaoszczędzić czas.

Zdaniem autorki

Poza przypadkiem powierzenia innym zatrudnionym pracownikom w zakładzie czynności nieobecnej osoby, każdy z opisanych sposobów zastąpienia nieobecnego pracownika wiąże się z dodatkowymi kosztami oraz ma swoje wady i zalety. Tylko od pracodawcy zależy wybór najbardziej odpowiedniego dla niego rozwiązania. Oznacza to, że do sezonu urlopowego powinien przygotować się nie tylko pracownik, ale również jego pracodawca. 

Artykuł "Zastępstwo za pracownika na czas urlopu w kilku wariantach" autorstwa Barbary Klimczyk ukazał się 16 sierpnia 2018 roku w dzienniku Rzeczpospolita.