Verfall von Urlaub – Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers

Bisherige Rechtsprechung des BAG:

Nach bisheriger höchstrichterlicher Rechtsprechung verfiel der Urlaub des Arbeitnehmers nach § 7 III 1 BUrlG zum Jahresende selbst dann, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig, aber erfolglos aufgefordert hatte, ihm Urlaub zu gewähren. Nur soweit sich der Arbeitgeber nach einer entsprechenden Antragsstellung des Arbeitnehmers im Schuldnerverzug befand, konnte der Arbeitnehmer Schadensersatz verlangen. Dieser bestand während des Arbeitsverhältnisses in der Gewährung von Ersatzurlaub, im Falle der Beendigung in der Abgeltung nicht genommener Urlaubstage.

Weiterentwicklung dieser Rechtsprechung auf Grund richtlinienkonformer Auslegung:

Diese Rechtsprechung entwickelte das BAG nun dahingehend weiter, dass in Bestätigung der Entscheidung des EuGH und einer richtlinienkonformen Auslegung von § 7 I 1 BUrlG der Arbeitgeber die Initiativlast für die Verwirklichung der Urlaubsansprüche seiner Mitarbeiter trägt. Der Arbeitgeber kann sich nach der vom Gerichtshof vorgenommenen Auslegung auf einen fehlenden Urlaubantrag nur dann berufen, wenn er zuvor „konkret und in völliger Transparenz“ dafür Sorge getragen hat, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert dies zu tun, und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub, wenn er ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugszeitraums oder eines zulässigen Übertragungszeitraums verfallen wird. Diese Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers fördert nach Ansicht des BAG auch den vom BUrlG intendierten Gesundheitsschutz, da zu erwarten ist, dass ein verständiger Arbeitnehmer, nach entsprechender Information und Aufforderung des Arbeitgebers, seinen Urlaub typischerweise rechtzeigt vor dem Verfall beantragen und nehmen werde. Der Arbeitgeber trägt für die Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheit die Beweislast.
 
Dies hat zur Konsequenz, dass nunmehr Urlaubsansprüche bzw. Ersatzansprüche für nicht genommenen Urlaub am Ende des Bezugszeitraums nur noch verfallen können, wenn der Arbeitgeber den Nachweis erbringen kann, dass er seinen Obliegenheiten gerecht geworden ist, der Arbeitnehmer aber dennoch seinen bezahlten Jahresurlaub aus freien Stücken und in voller Kenntnis der sich daraus ergebenen Konsequenzen nicht genommen hat.

Für den vertraglichen, über den gesetzlichen Mindesturlaub, hinausgehenden Mehrurlaub gilt das Gleiche, wenn sich nichts anderes aus dem Arbeitsvertrag ergibt.
 

Praxishinweise, insbesondere Umsetzung Mitwirkungsobliegenheit:

Wichtig, dass im Arbeitsvertrag geregelt ist (1.) die Unterscheidung zwischen gesetzlichem und vertraglich gewährtem Urlaub, (2.) dass genommener Urlaub immer zunächst auf den gesetzlichen Urlaub angerechnet wird, und (3.) eine Regelung dazu, wann der vertragliche Mehrurlaub verfällt.
 
Dazu, wie der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit gerecht wird, äußert sich das BAG knapp: „Er  [der Arbeitgeber] kann seine Mitwirkungsobliegenheiten regelmäßig zum Beispiel dadurch erfüllen, dass er dem Arbeitnehmer zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilt, wie viele Arbeitstage Urlaub ihm im Kalenderjahr zustehen, ihn auffordert, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann, und ihn über die Konsequenzen belehrt, die eintreten, wenn dieser den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt.“ Im Übrigen komme es auf die Umstände des Einzelfalls an. Interessant ist der Hinweis des BAG, dass sich der Arbeitgeber „in Widerspruch zu seinen Erklärungen“ setzen kann, zum Beispiel, wenn er „eine Situation erzeugt, die geeignet ist, den Arbeitnehmer davon abzuhalten, seinen Urlaub zu beantragen“. In solchen Fällen müsse der Arbeitgeber erneut seinen Mitwirkungsobliegenheiten genügen.

Wir empfehlen:

• Textform: Infolge des Fehlens konkreter gesetzlicher Vorgaben ist der Arbeitgeber grundsätzlich in der Auswahl der Mittel frei, derer er sich zur Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheit bedient. Mit Hinblick auf Zweck und Beweislast ist Textform für die Unterrichtung aber unbedingt empfehlenswert.

• Individuelle Schreiben an jeden einzelnen Mitarbeiter zu Beginn des Jahres: Der Arbeitgeber muss sich bei der Erfüllung seiner Mitwirkungspflicht auf einen „konkret“ bezeichneten Urlaubsanspruch beziehen, das heißt, er muss den Mitarbeiter individuell für den jeweiligen Bezugszeitraum informieren; ein genereller Hinweis im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen, allgemein gehaltene Merkblätter oder Anschläge am Schwarzen Brett sind nach Ansicht des BAG nicht ausreichend. Entsprechend reicht auch nicht die an alle Mitarbeiter versandte gleichlautende E-Mail.
  
  Zu beachten ist, dass im Fall einer Übertragung von Urlaub nach § 7 III 2 BUrlG der Arbeitnehmer hierüber speziell zu unterrichten ist. Der Arbeitgeber muss den Resturlaub aus dem Vorjahr gesondert ausweisen und den Arbeitnehmer belehren, dass dieser innerhalb des Übertragungszeitraums zu nehmen ist und anderenfalls bereits zu dessen Ende (31.03.) erlischt.
  
  Weiterhin muss die Information den Anforderungen einer „völligen Transparenz“ genügen, weswegen die jeweiligen Informationen in einem gesonderten Schreiben erfolgen sollten oder deutlich hervorgehoben werden sollten, wenn sie nur einen Teil eines Schreibens ausmachen.
  
  Wenn der Arbeitsvertrag keine Regelungen zum Verfall des vertraglichen Mehrurlaubs enthält, sollte der Mitarbeiter in dem Schreiben auch über seinen vertraglichen Mehrurlaub informiert werden.
  
  
• Individuelle Schreiben an jeden einzelnen Mitarbeiter im dritten Quartal: Wie oben ausgeführt, hält es das BAG für „regelmäßig“ ausreichend, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die notwendigen Informationen und Hinweise zu Beginn des Kalenderjahres gibt. Eine ständige Aktualisierung dieser Mitteilung, etwa anlässlich jeder Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruchs, sei grundsätzlich nicht erforderlich. Allerdings sprechen zwei Überlegungen dafür, den Arbeitnehmer erneut im laufenden Kalenderjahr zu informieren, wobei die Information im dritten Quartal dem Arbeitnehmer noch genug Zeit lässt, um seinen Urlaub auch tatsächlich zu nehmen: (1.) Es besteht immer das Risiko, dass „eine Situation erzeugt [wurde], die geeignet ist, den Arbeitnehmer davon abzuhalten, seinen Urlaub zu beantragen“. Durch die erneute Information im laufenden Kalenderjahr kann der Arbeitgeber dieses Risiko verringern. (2.) Haben Arbeitnehmer im Verlauf des Jahres noch keinen oder nur wenig Urlaub genommen und auch noch nicht beantragt und drohen so, eine große Anzahl von Urlaubstagen zu verfallen, könnte dies ein Umstand sein, der einen nochmaligen Hinweis auf den drohenden Verfall von Urlaubsansprüchen erforderlich macht.