Seit Januar 2019 ist die Frage nach der Notwendigkeit von A1-Bescheinigungen bei dienstlichen Reisen von Arbeitnehmern ins Ausland ein großes Thema geworden. Zwar hat sich an der Rechtslage nichts wesentlich geändert, jedoch haben die Einführung eines neuen Verfahrens zur Onlinebeantragung der A1-Bescheinigung und einhergehend zunehmende Kontrollen in einigen Staaten zu einiger Aufregung geführt. Es ist insbesondere die Frage aufgekommen, ob die Bescheinigungen nur ab einer Mindestaufenthaltsdauer im Ausland zu beantragen sind, oder ob sie schon für kurze Dienstreisen beantragt werden müssen. Eine Stellungnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom Juni 2019 hat jedenfalls für die Entsendung nach Deutschland Klarheit geschaffen.
Das Problem
A1-Bescheinigungen werden dann notwendig, wenn Arbeitnehmer von einem Mitgliedsstaat in einen anderen entsandt werden, um dort ihre Tätigkeit auszuüben. Wenn die Dauer der Entsendung 24 Monate nicht überschreitet ist nach Art. 12 Abs. 1 VO (EG) 883/2004 weiterhin das Recht des Mitgliedsstaates auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden, aus dem der Arbeitnehmer entsandt worden ist. In diesem Fall gilt die A1-Bescheinigung dann als Nachweis für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Unfallversicherung. Doch gilt dies auch für kurze Dienstreisen, wie für ein dreitätiges Meeting in London oder einen Lunch mit einem Kunden in Straßburg?
Da gerade solche kurze Dienstreisen nicht längerfristig geplant, sondern häufig spontan durchgeführt werden, bleibt oft keine Zeit mehr die Ausstellung einer A1-Bescheinigung seitens der Behörden abzuwarten. Daher wäre es eigentlich sinnvoll, diese vom Anwendungsbereich der Verordnung herauszunehmen. Eine Entsendung im Sinne der Verordnung ist jedoch (noch) jede vorübergehende Beschäftigung im Ausland. Und somit auch jede noch so kurze Dienstreise – mag sie auch nur wenige Stunden dauern.
Dass dies die Auffassung der EU-Kommission ist, wurde indirekt spätestens dadurch bestätigt, dass diese vergangenen März einen Vorstoß zur „Modernisierung der Regeln zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit“ veröffentlicht hat, der unter anderem zukünftig reine Dienstreisen aus dem Erfordernis der Beantragung von A1-Bescheinigung ausgenommen hätte. Hieraus ergibt sich im Umkehrschluss, dass A1-Bescheinigungen bei Dienstreisen zumindest nach aktueller Rechtslage wohl erforderlich sind. Der Vorschlag der EU-Kommission wurde jedoch kurz darauf vom Europäischen Rat abgelehnt, sodass nach wie vor auch bei kurzen Dienstreisen grundsätzlich eine A1-Bescheingung beantragt werden muss. Ob es zu einer Änderung der Gesetzeslage noch kommt, bleibt abzuwarten.
Das Risiko
Wird für eine Beschäftigung im Ausland vor Aufnahme der Beschäftigung keine A1-Bescheingung beantragt, kann es in einigen Mitgliedsstaaten, wie etwa in Österreich und in Frankreich, zu hohen Bußgeldern kommen. Diese Bußgelder können für den Arbeitgeber bis zu EUR 10.000 pro Arbeitnehmer betragen und bei einem erneuten Verstoß sogar bis zu EUR 20.000. Außerdem können auch Arbeitnehmer persönlich von Bußgeldern betroffen sein. Diese betragen dann bis zu EUR 5.000 und im Wiederholungsfall bis zu EUR 10.000. Zudem könnte der jeweilige Mitgliedsstaat Sozialversicherungsbeiträge erheben, wenn der Nachweis durch die A1-Bescheingung dem Recht des Entsendemitgliedstaates zu unterliegen, nicht vorliegt. Beides keine erfreuliche Perspektive.
Was sagt das Arbeitsministerium?
Aus einer Stellungnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur „Handhabung der Bescheinigung A1 bei kurzfristig anberaumten und kurzzeitigen Tätigkeiten im EU-Ausland, den EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz“ geht hervor, dass grundsätzlich auch für jede Entsendung nach Deutschland – unabhängig von deren Dauer – eine A1-Bescheinigung erforderlich ist. Das Ministerium führt aber auch aus, dass es bei „nicht-regelmäßigen kurzfristig anberaumten und/oder kurzzeitigen Geschäftsreisen und bei anderen sehr kurzen Entsendezeiträumen bis zu einer Woche zweckmäßig sein kann, auf einen Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung A1 zu verzichten“.
Das Ministerium weist darauf hin, dass in Deutschland schon nach aktueller Rechtslage bei den eben genannten Arten von Dienstreisen keine Mitführungspflicht einer A1-Bescheinigung bestehe. Die deutschen Zollbehörden seien lediglich berechtigt, nach § 3 Abs. 1 SchwarzArbG Auskünfte hinsichtlich des Sozialversicherungsverhältnisses einzuholen. Das Ministerium weist weiterhin darauf hin, dass die Bescheinigung auch nachträglich beantragt werden könne, sodass auf diese Weise der Nachweis auch nachträglich noch erbracht werden könne.
Handlungsempfehlung
Für die Entsendung von Arbeitnehmern in andere Mitgliedsstaaten ergibt sich hieraus Folgendes:
Solang die Rechtslage auf europäischer Ebene unverändert ist, sollte vor jeder noch so kurzen Entsendung, sei es auch nur eine kurze Dienstreise von ein paar Tagen, eine A1-Bescheinigung vor der Abreise beantragt werden. Auch wenn die A1-Bescheinigung bei kurzfristig anberaumten Dienstreisen vor Antritt der Reise nicht ausgestellt werden kann, sollte der Arbeitnehmer einen Nachweis der Beantragung mitführen, da dies ausreichen kann, um Bußgelder und ähnliche unangenehme Folgen auf einer Dienstreise zu vermeiden oder jedenfalls die Sanktionen zu mildern. Ist die Ausstellung der A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise möglich, sollte diese von den entsendeten Arbeitnehmern stets mitgeführt werden, um sie bei etwaigen Kontrollen vorzeigen zu können und einen reibungslosen Ablauf der Dienstreise zu gewährleisten.
Insbesondere für Entsendungen nach Österreich oder Frankreich sollte beachtet werden, dass hier bei Fehlen einer A1-Bescheinigung hohe Bußgelder für Arbeitnehmer also auch für Arbeitgeber möglich sind.
Für eine Entsendung nach Deutschland hingegen gilt, dass bei nicht-regelmäßigen kurzfristig anberaumten Dienstreisen und/oder kurzzeitigen Dienstreisen bis zu einer Woche das Fehlen einer A1-Bescheinigung derzeit nicht zu Sanktionen führt, sofern grundsätzlich die Voraussetzungen für die Erteilung gegeben sind.