Innowacyjne wsparcie Bird & Bird w dostosowaniu wewnętrznych procesów oraz procedur w zakresie whistleblowingu

Zagwarantowanie ochrony sygnalistów stanie się wkrótce koniecznością dla podmiotów obecnych w obrocie gospodarczym i innych organizacji.

Aby zapewnić efektywne wdrożenie procedur raportowania o nieprawidłowościach, klienci Bird & Bird będą mogli skorzystać z kompleksowego rozwiązania obejmującego narzędzie informatyczne.

Bird & Bird nawiązał współpracę partnerską z WhistleB, jedną z wiodących firm oferujących narzędzie do anonimowego zgłaszania nadużyć oraz ich dalszego właściwego rozpoznania.

Bird & Bird jest pierwszą kancelarią w Polsce, która oferuje swoim klientom, we współpracy z WhistleB, ww. zintegrowane, kompleksowe rozwiązanie, pozwalające na szybkie i niskobudżetowe wdrożenia procesów i procedur dotyczących whistleblowingu (sygnalistów).

Czym jest whistleblowing?

Whistleblowing to procedura, w ramach której szeroko rozumiane naruszenia (niezgodne z prawem działania lub zaniechania, szkody dla interesu publicznego), do których dochodzi w związku z działalnością podmiotów publicznych lub prywatnych zgłaszane są przez tzw. sygnalistów.

Dla prawidłowego funkcjonowania tego procesu konieczne jest zapewnienie poufności, a także skutecznej ochrony sygnalistów, przede wszystkim przed działaniami odwetowymi.

W świetle Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa”) sygnalistami są osoby, które o wspomnianych naruszeniach uzyskują informacje w kontekście związanym z pracą bądź współpracą (definicja jest szeroka), a następnie je zgłaszają. Mogą być nimi zatem:

  • pracownicy, bez względu na podstawę zatrudnienia, a więc także osoby samozatrudnione, wolontariusze oraz stażyści;
  • kandydaci biorący udział w procesie rekrutacyjnym oraz byli pracownicy;
  • członkowie struktur korporacyjnych spółki, w tym jej udziałowcy lub akcjonariusze oraz członkowie organów zarządzających i nadzorczych;
  • pracownicy zewnętrznych współpracowników danego podmiotu, tj. wykonawców, podwykonawców oraz dostawców.

W niektórych przypadkach sygnaliści są uprawnieni do zawiadomienia opinii publicznej o naruszeniu, co będzie miało bezpośredni wpływ na reputację danego podmiotu.

Konsekwentnie dążąc do standaryzacji procedur whistleblowingu i zapewnienia minimalnego poziomu ochrony sygnalistów, organy Unii Europejskiej przyjęły w 2019 roku Dyrektywę.

Implementacja tych przepisów do porządków krajowych nastąpić ma do dnia 17 grudnia 2021 roku.

Kanały poufnej komunikacji oraz procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych muszą wprowadzić:

  • do 17 grudnia 2021 roku:
    • jednostki sektora publicznego; oraz
    • podmioty prawne działające w sektorze prywatnym, zatrudniające co najmniej 250 pracowników;
  • do 17 grudnia 2023 roku:
    • podmioty prawne działające w sektorze prywatnym:
      • zatrudniające od 50 do 249 pracowników; oraz
      • zatrudniające poniżej 50 pracowników, jeśli skala działalności lub ocena ryzyka działalności tego podmiotu uzasadnia takie wdrożenie.

Podkreślamy, że są to wymogi minimalnej harmonizacji prawa, a zatem implementacja Dyrektywy w Polsce może wprowadzać rozwiązania dalej idące.

Nowe wymogi dla przedsiębiorców

Dyrektywa przewiduje szereg regulacji obejmujących zarówno podmioty sektora publicznego, jak i prywatnego. Nowe obowiązki będą dotyczyły wprowadzenia bądź dostosowania wewnętrznych procesów i procedur, w szczególności wprowadzenia bezpiecznych, wewnętrznych lub zewnętrznych, kanałów zgłoszeniowych i podejmowania działań następczych celem wyeliminowania nieprawidłowości.

Warto mieć na uwadze, że wprowadzenie wspomnianych rozwiązań będzie wiązało się dla przedsiębiorców z koniecznością zapewnienia wysokich standardów ochrony danych osobowych zarówno samych sygnalistów, jak i osób, których dotyczyć będzie zgłoszenie.