France: Services administratifs

Présentation

2 postes vacants - Mai 2018

Assistant(e) Juridique Bilingue (H/F)

  • RecruteurBird & Bird AARPI
  • RégionParis - 75009
  • Type de contratC.D.I.
  • Date d'entrée en poste: Dès que possible
  • Niveau d'anglais demandé: Bilingue
  • Spécialité : droit social

Le cabinet d’avocats Bird & Bird recherche un/e Assistant/e Juridique (H/F) pour son bureau parisien.

L’assistant(e) recherché(e) sera rattaché(e) à une associée et il/elle sera amené(e) à assister l’ensemble des collaborateurs du département social en collaboration avec les deux autres assistants de l’équipe.

1. Gestion administrative du quotidien

- Outlook
• Tenue de l’agenda
• Gestion des mails
• Création de listes de publipostage (vœux, mailings, etc.)

- Base Contact 
• Mise à jour de la liste de contacts des avocats
• Accueil téléphonique/prise et communication des messages au sein de l’équipe
• Gestion du courrier
• Création de dossiers physiques, classement & archivage
• Photocopies, fax, scan & impression de documents

- Bureautique
• Production, mise en page, modifications & impression de documents
• Envoi de documents
• Reliure des documents
• Préparation des présentations PowerPoint

2. Gestion administrative des démarches juridiques
• Gestion et vérification de la procédure de dossiers, saisie des dates dans le calendrier procédural
• Préparation de dossier de plaidoiries ou de communication de pièces
• Formulaire CARPA
• Recherche de jurisprudence

3. Organisation
• Organisation des déplacements (hôtel, transports, repas) avec le service Voyages
• Organisation logistique (visioconférences, taxis, séminaires, etc.)  
• Organisation des conférences téléphoniques
• Préparation de présentations pour conférences, matinées débats, etc.

4. Ouverture de dossiers
• Ouverture de dossiers
• Conflict check

5. Facturation
• Saisie des temps
• Préparation des narratifs et lettres de couverture
• Gestion du tableau mensuel de facturation
• Gestion du tableau des taux horaires dans les dossiers

6. Comptabilité
• Gestion des notes de frais
• Gestion des débours
• Préparation lettres aux CAC
• Suivi des dossiers

 
Cette liste n'est pas exhaustive, le contenu du poste pourra être revu selon profil et besoins.
Profil recherché :

Vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans à 5 ans sur le même type de fonction, en cabinet d'avocats ou en entreprise. Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques.
  
Autonome, rigueur, discrétion, diplomatie et esprit d’équipe seront les mots clés pour ce poste.
  
Méthodique, curieux/se, doté/e d’un solide sens rédactionnel, vous pourrez vous intégrer et vous épanouir au sein d'une équipe motivée dans laquelle vous pourrez apporter tout votre sens de l’implication.
  
Poste à pourvoir rapidement.

Pour postuler à cette offre, merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : paris.recrutement@twobirds.com

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Assistant(e) Juridique Bilingue (H/F)

  • RecruteurBird & Bird AARPI
  • RégionParis - 75009
  • Type de contratC.D.D. de 7 mois
  • Date d'entrée en poste: Dès que possible
  • Niveau d'anglais demandé: Bilingue
  • Spécialité : droit fiscal

En relation étroite avec les avocats auxquels il/elle est rattaché(e), l’assistant(e) juridique bilingue, outre ses missions classiques de secrétariat, est en charge du secrétariat juridique des dossiers de son département et gère l’ensemble des tâches administratives liées à l’activité des avocats.

Missions

1. Gestion administrative du quotidien

- Outlook
• Tenue de l’agenda
• Gestion des mails
• Création de listes de publipostage (vœux, mailings, etc.)

- Démarches juridiques

• Gestion et vérification de la procédure des dossiers
• Rédaction des actes de procédure
• Recherche de documents juridiques

 
- Base Contact

• Mise à jour de la liste de contacts des avocats
• Accueil téléphonique/prise et communication des messages au sein de l’équipe
• Gestion du courrier

- Bureautique

• Production, mise en page, modifications & impression de documents
• Relecture syntaxique et orthographique des documents & mise en page conforme aux standards Bird & Bird
• Comparaison de documents (Delta view, marques de révision…)
• Traduction + rédaction en anglais de documents/mails
• Préparation des présentations PowerPoint
• Photocopies, fax, scan & impression de documents
• Création de dossiers physiques, classement & archivage

2. Organisation

• Organisation des déplacements (hôtel, transports, repas) avec le service Voyages
• Organisation logistique (visioconférences, taxis, séminaires, etc.)  
• Organisation des conférences téléphoniques
• Préparation de présentations pour conférences, matinées débats, etc.

3. Ouverture de dossiers / Relations clients & Facturations/Comptabilité

Ouverture de dossiers 
• Ouverture d’un nouveau Client/Matter number
• Conflict check

Facturation
• Saisie des temps
• Suivi du WIP : Préparation des narratifs et lettres de couverture

• Ouverture de dossiers
• Conflict check

Comptabilité
• Gestion des notes de frais
• Gestion des débours
• Préparation lettres aux CAC (liaison avec compta)
• Suivi des dossiers (relances correspondants et suivi des notes d'honoraires)

4. Equipe

• Entraide au sein de l’équipe
• Coordination avec les autres secrétaires du Cabinet

5. Gestion des demandes diverses (Services Généraux, commandes de fournitures, résolution des problemes informatiques, changement de cartouches imprimantes avocats…) 

Cette liste n'est pas exhaustive, le contenu du poste pourra être revu selon profil et besoins.

COMPETENCES REQUISES

PROFIL

• Secrétaire ayant une expérience d’au moins 2 ans dans le même domaine
• Très bonne maîtrise des langues française et anglaise à l'oral et à l'écrit, excellente orthographe
• Bon niveau de culture générale
• Bonne maîtrise du Pack Office

QUALITES

• Extrême discrétion et respect total de la confidentialité
• Excellente organisation
• Rigueur & méthode
• Sens des priorités et des détails
• Intérêt & bonne connaissance  du métier
• Adaptabilité, agilité intellectuelle, prise d’initiatives
• Dynamique
• Bonne connaissance des mécanismes de fonctionnement d’un cabinet international
• Très bon sens relationnel
• Esprit d'équipe
• Attitude professionnelle en situation de stress
• Gestion des priorités & des délais
• Sens du service

Poste à pourvoir dès que possible.

Pour postuler à cette offre, merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : paris.recrutement@twobirds.com