France: Services administratifs

Présentation

3 postes vacants - Février 2018

Assistant(e) Juridique Bilingue (H/F)

  • RecruteurBird & Bird AARPI
  • RégionParis - 75009
  • Type de contratC.D.I.
  • Date d'entrée en poste: Dès que possible
  • Niveau d'anglais demandé: Bilingue
  • Spécialité : droit social

Le cabinet d’avocats Bird & Bird recherche un/e Assistant/e Juridique (H/F) pour son bureau parisien.

L’assistant(e) recherché(e) sera rattaché(e) à une associée et il/elle sera amené(e) à assister l’ensemble des collaborateurs du département social en collaboration avec les deux autres assistants de l’équipe.

1. Gestion administrative du quotidien

- Outlook
• Tenue de l’agenda
• Gestion des mails
• Création de listes de publipostage (vœux, mailings, etc.)

- Base Contact 
• Mise à jour de la liste de contacts des avocats
• Accueil téléphonique/prise et communication des messages au sein de l’équipe
• Gestion du courrier
• Création de dossiers physiques, classement & archivage
• Photocopies, fax, scan & impression de documents

- Bureautique
• Production, mise en page, modifications & impression de documents
• Envoi de documents
• Reliure des documents
• Préparation des présentations PowerPoint

2. Gestion administrative des démarches juridiques
• Gestion et vérification de la procédure de dossiers, saisie des dates dans le calendrier procédural
• Préparation de dossier de plaidoiries ou de communication de pièces
• Formulaire CARPA
• Recherche de jurisprudence

3. Organisation
• Organisation des déplacements (hôtel, transports, repas) avec le service Voyages
• Organisation logistique (visioconférences, taxis, séminaires, etc.)  
• Organisation des conférences téléphoniques
• Préparation de présentations pour conférences, matinées débats, etc.

4. Ouverture de dossiers
• Ouverture de dossiers
• Conflict check

5. Facturation
• Saisie des temps
• Préparation des narratifs et lettres de couverture
• Gestion du tableau mensuel de facturation
• Gestion du tableau des taux horaires dans les dossiers

6. Comptabilité
• Gestion des notes de frais
• Gestion des débours
• Préparation lettres aux CAC
• Suivi des dossiers

 
Cette liste n'est pas exhaustive, le contenu du poste pourra être revu selon profil et besoins.
Profil recherché :

Vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans à 5 ans sur le même type de fonction, en cabinet d'avocats ou en entreprise. Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques.
  
Autonome, rigueur, discrétion, diplomatie et esprit d’équipe seront les mots clés pour ce poste.
  
Méthodique, curieux/se, doté/e d’un solide sens rédactionnel, vous pourrez vous intégrer et vous épanouir au sein d'une équipe motivée dans laquelle vous pourrez apporter tout votre sens de l’implication.
  
Poste à pourvoir rapidement.

Pour postuler à cette offre, merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : paris.recrutement@twobirds.com

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Assistant(e) polyvalent(e) bilingue (H/F)

  • RecruteurBird & Bird AARPI
  • RégionLyon 
  • Type de contratC.D.I.
  • Date d'entrée en poste: Dès que possible
  • Niveau d'anglais demandé: Bilingue

En relation étroite avec les avocats auxquels il/elle est rattaché(e), l’assistant(e) polyvalent(e) bilingue, outre ses missions classiques de secrétariat, est en charge du secrétariat juridique des dossiers de son département et gère l’ensemble des tâches administratives liées à l’activité des avocats.

Missions:

1.       Gestion de l’accueil & logistique du bureau de lyon
• Accueil physique des clients

2.      Gestion administrative du quotidien

Outlook
• Tenue de l’agenda -> prise de rendez-vous, organisation de réunions…
• Gestion des mails -> lecture, tri, transfert, classement, impression, réponse si possible en accord avec les avocats si l’assistante a accès à la boîte mails
• Création de listes de publipostage (vœux, mailings…)

Base Contact 

• Mise à jour de la liste de contacts des avocats et, le cas échéant, de données de contacts communs du groupe

• Accueil téléphonique/prise et communication des messages au sein de l’équipe

• Gestion du courrier -> récupération & distribution du courrier, envoi recommandé A/R…

• Création de dossiers physiques, classement & archivage

• Photocopies, fax, scan & impression de documents

Bureautique

• Production, mise en page, modifications & impression de documents

• Relecture syntaxique et orthographique des documents & mise en page conforme aux standards Bird & Bird

• Comparaison de documents (Delta view, marques de révision…)

• Scan des documents importants pour classement électronique

• Réalisation de support de formation (format Word, Powerpoint)

• Envoi de documents

• Reliure des documents

Gestion administrative des démarches juridiques

• Gestion et vérification de la procédure de dossiers (signification de conclusions, jugement,…), saisie des dates dans le calendrier procédural

• Préparation de dossier de plaidoiries ou de communication de pièces

• Formulaire CARPA

 3.      Equipe

• Entraide au sein de l’équipe

• Coordination avec les autres secrétaires travaillant sur le même dossier

 4.      Organisation

• Organisation des déplacements (hôtel, transports, repas) avec le Service Voyages

• Organisation logistique -> visioconférences – réunions (taxis) – séminaires (invitations, réservations des salles et commandes des repas si nécessaire) – déjeuners & dîners (réservation de restaurant)

• Organisation des conférences téléphoniques

• Préparation de présentations pour conférences, matinées débats, etc.

 

5. Ouverture de dossiers/Relation clients & Facturation/Comptabilité

• Ouverture de dossiers

• Ouverture d’un nouveau Client/Matter number -> demande de création de numéro & transmission aux personnes concernées au sein de l’équipe d’avocats

• Conflict check

Facturation

• Saisie des temps

• Suivi du WIP : Préparation des narratifs et lettres de couverture

• Gestion du tableau mensuel de facturation

• Gestion du tableau des taux horaires dans les dossiers

Comptabilité

• Gestion des notes de frais

• Gestion des débours

• Préparation lettres aux CAC (liaison avec compta)

• Suivi des dossiers (relances correspondants et suivi des notes d'honoraires) (liaison avec compta)

Cette liste n'est pas exhaustive, le contenu du poste pourra être revu selon profil et besoins

Poste à pourvoir rapidement.

Pour postuler à cette offre, merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : paris.recrutement@twobirds.com

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Paralégal / Assistant (e) juridique en droit de la Propriété Intellectuelle

Recruteur : Bird & Bird
Région : Lyon
Type de contrat : CDD de 6 mois pouvant déboucher sur un CDI 
Expérience recherchée : 1 à 3 ans
Rémunération : Selon profil

Le cabinet d’avocats Bird & Bird recherche un/e Paralégale en droit de la Propriété Intellectuelle (H/F) pour renforcer son équipe de conseil en propriété industrielle au sein du bureau lyonnais.

 En relation étroite avec les avocats auxquels il/elle est rattaché(e) et aux côtés d’une paralégale, le/la candidat/e bilingue anglais, aura pour mission :

• Traitement et suivi administratifs des dossiers marques et dessins et modèles (dépôts, renouvellements, inscriptions)

• Echanges avec les bureaux et les correspondants étrangers

• Surveillance des délais de procédure

• Enregistrement et suivi informatique des données dans l’outil de gestion du cabinet

• Vous maitrisez les procédures administratives devant l’INPI, l’EUIPO et l’OMPI

• Vous avez une bonne maitrise des outils informatiques.

Cette liste n'est pas exhaustive, le contenu du poste pourra être revu selon profil et besoins.

Profil recherché : Vous justifiez d’une expérience d’au moins 1 an sur le même type de fonction, en cabinet de CPI, en cabinet d'avocats ou en entreprise.

Le poste nécessite la maîtrise de l’anglais tant à l’écrit qu’à l’oral.
  
Rigueur, organisation (gestion des délais et des priorités) et esprit d’équipe seront les mots clés pour ce poste.

Méthodique, dynamique, doté/e d’un solide sens rédactionnel et d’une certaine faculté d’adaptation, vous pourrez vous intégrer et vous épanouir au sein d'une équipe motivée dans laquelle vous pourrez apporter tout votre sens de l’implication.

 

Merci d’adresser votre candidature (CV + LM) par e-mail à paris.recrutement@twobirds.com