Etätyöstä hallitusti lähityöhön – mitä tulisi huomioida?

 Maisa Nikkola, Teea Kemppinen

05-2020

Yhteiskuntaa ollaan hiljalleen avaamassa ja rajoituksia purkamassa, minkä myötä myös paluu toimistolle alkaa monilla työpaikoilla olla ajankohtainen. Mitä työnantajan tulisi ottaa huomioon, jotta lähityöhön paluu sujuisi hallitusti ja turvallisesti?

Toimintasuunnitelma työturvallisuuden takaamiseksi

Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Työturvallisuudella on näissä poikkeusoloissa erityisen korostunut merkitys.

Työturvallisuuslaki edellyttää, että työnantajaa tekee työn vaarojen selvittämisen ja arvioinnin. Vaarojen selvittäminen ja arviointi tulee pitää ajan tasalla ja tarkistaa olosuhteiden olennaisesti muuttuessa. Nyt on hyvä hetki, tarkastella tätä työpaikan selvitystä ja tarvittaessa päivittää se muuttuneita olosuhteita vastaavaksi.

Vaikka suoraan laista ei seuraa velvollisuutta laatia erillistä poikkeusolojen toimintasuunnitelmaa, sellaisen huolellinen laatiminen on suositeltavaa, ja monet työnantajat ovatkin toimintasuunnitelmansa laatineet. Toimintasuunnitelmalla paitsi edesautetaan työnantajan työturvallisuusvastuun toteutumista ja vähennetään altistumista virukselle, myös sovitaan ja tiedotetaan yhteisistä pelisäännöistä tässä tilanteessa – työturvallisuusvastuu kuuluu työturvallisuuslain mukaan myös kaikille työntekijöille, ja vastuu altistumisten minimoimisesta on varmasti kaikkien yhteinen. Toimintasuunnitelma myös turvaa parhaalla mahdollisella tavalla liiketoiminnan tarpeiden palvelemisen. Myös mahdollinen äkillinen tilanteen muuttuminen kannattaa huomioida toimintasuunnitelmassa.

Millaisia toimintatapoja työnantajien tulisi harkita?

Koska työolosuhteet ovat työn luonteesta ja toimitiloista lähtien omanlaisiaan kussakin työpaikassa, ei "one size fits for all"- ratkaisu ole mielekäs. Toimintasuunnitelma lähityöhön palaamiselle kannattaa suunnitella huolellisesti ja työpaikkakohtaisesti etukäteen. Yleisinä suuntaviivoina voi toimintasuunnitelmassa harkita esimerkiksi seuraavien seikkojen huomioimista, kuitenkin aina liiketoiminnan ja työpaikkakohtaiset tarpeet huomioiden:

  • Liikkuminen ja käytänteet fyysisten kontaktien minimoimiseksi (avokonttori vs. omat työhuoneet, sosiaalitilat, käytävät, jne.);
  • Ohjeistus hygienian ja yleisen puhtauden toteuttamiseksi sekä työ- ja asiakastiloja että työvälineitä koskien (henkilökohtainen hygienia ja siihen liittyvät välineet kuten maskit, erilaiset siivousmenetelmät, jne.);
  • Työaikojen joustavoittaminen (huomioiden esimerkiksi julkisilla kulkuneuvoilla liikkuvat työntekijät ja mahdollisuuksien mukaan pyrkimys ruuhka-aikojen välttämiseen);
  • Työpaikalle paluun "vuorojärjestelmä" (mikäli henkilömäärän rajoittaminen työpaikalla on tarpeen ja mahdollista);
  • Vuosilomien limittäinen pitäminen;
  • Käytännön ohjeistus siitä, miten omasta tai perheenjäsenen altistumisesta / sairastumisesta ilmoitetaan ja kenelle tietosuoja-aspektit huomioiden (yhteistyö työterveyshuollon kanssa, ilmoituksen tiedon saamisen mahdollinen omaehtoinen nopeuttaminen muiden työntekijöiden suojelemiseksi koska tieto tartunnasta saattaa tulla viiveellä kunnan virkalääkäriltä, jne.);
  • Ohjeistus koskien altistuneita, tartunnan saaneita, perheenjäsenen sairaustilanteita ja matkustamisen jälkeistä aikaa (koskien työntekijän itsensä hoitoa ja karanteenia);
  • Ohjeistus koskien sairaan tai altistuneen työntekijän kanssa kontaktissa olleiden tilannetta (mahdollinen karanteeni tai paluu osittaiseen etätyöhön, keitä kaikkia tämä koskee, jne.)
  • Ohjeistus koskien taukoja ja ruokailua (esimerkiksi väljyys, vuorottelu, hygienia);
  • Palavereja koskevat käytännöt (mahdolliset videotyökalut, neuvottelutilojen kokoedellytykset, etäisyydet, kättelemättömyysohjeistus tms.);
  • Mahdolliset järjestelyt ja käytettävissä olevat palvelut työntekijöiden jaksamisen ja hyvinvoinnin tueksi myös poikkeusolosuhteissa.

Toimintasuunnitelman laatimisen jälkeen

Kun vaarat on uudelleenarvioitu ja toimintasuunnitelma laadittu, hallittu paluu lähityöhön on helpompi toteuttaa. Lähityöhön paluun osalta pelkkä suunnitelman laatiminen ei kuitenkaan yksin riitä, vaan sen toimivuutta on syytä jatkuvasti arvioida ja tarvittaessa myös muuttaa.

Tilanne herättää monenlaisia tunteita – kysymysten ohella myös huolta, johon työnantajien olisi niin ikään syytä varautua. Voiko työntekijä esimerkiksi kieltäytyä palaamasta lähityöhön? Entä jos työntekijän jaksamisessa alkaa näkyä hälytysmerkkejä? Riskiryhmiin kuuluvien osalta tilanne kannattaa myös arvioida huolellisesti. Riittävä tuki on turvattava työntekijöiden jaksamiseen ja yhteistyötä työterveyshuollon kanssa on hyvä tiivistää.

Jos paluu lähityöhön on tehty toimintasuunnitelman mukaisesti ja mahdollisimman turvallisesti, voi työnantaja joissain tilanteissa olla pakotettu käyttämään työnjohtovaltaansa (esimerkiksi tilanteessa, jossa etätyö ei ole enää mahdollista, mutta työntekijä kieltäytyy palaamasta työpaikalle). Uskomme kuitenkin, että työpaikkakohtaiset ratkaisut löytyvät lopulta yhtä helposti kuin etätyöhön siirtyminen.

Miltä tulevaisuus näyttää?

Monet työnantajat pohtivat nyt sitä, onko tulevaisuuden työ muuttunut pysyvästi. Onko esimerkiksi tarve työtiloille erilainen kuin ennen kriisiä, ja miten työnantaja valvoo tehokkaasti etänä tehtävän työn työsuoritteen laatua? Työntekijöiden liikkuvuus on ainakin hetkellisesti hankaloitunut – miten tästä jatketaan, jos oleskelu- tai työlupien saaminen vaikeutuu jatkossa? Myös työmatkustaminen tulee varmasti olemaan suuressa murroksessa kriisin jälkeen. Useilla yrityksillä on myös tietyntyyppisiä raportointivelvollisuuksia julkisen vallan suuntaan niiden vastaanottamien tukien vuoksi, ja tämä saattaa lähiaikoina näkyä enemmän myös yksityisellä puolella.

Bird & Bird toimii lukuisissa maissa ympäri maailman, ja olemmekin avustaneet asiakkaitamme lähityöhön paluussa Suomen ohella myös kansainvälisesti. Olethan yhteydessä, jos voimme olla avuksenne! Suosittelemme kuuntelemaan myös laajan suosion saavuttaneet webinaarimme oheisista linkeistä. Webinaareissa käsitellään teemoja koskien lähityöhön paluuta, jotka askarruttavat monia työnantajia niin Suomessa kuin maailmalla.

Webinaari: COVID-19 & Employment - building a new normal

Webinaari: COVID-19 & HR Data: Building a new normal