Etätyöstä on tullut monissa organisaatioissa arkipäivää. Kohtaamiset toteutetaan verkossa eikä työkavereita, asiakkaita tai muita sidosryhmiä tavata kasvokkain entiseen tapaan. Siinä, missä etätyö mahdollistaa toisaalta työn ja perhe-elämän paremman yhteensovittamisen ja voi oikein toteutettuna edesauttaa työssä jaksamista, liittyy siihen mahdollisuuksien ohella myös haasteita. Mihin etätyön johtamisessa tulisi kiinnittää huomiota?

Työnantajalla on työnjohto-oikeus myös etätyössä

Työntekijän työsuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja työnantajan työnjohto-oikeus eivät muutu, vaikka työntekijä suorittaisi työtään toimiston sijaan etätyöpisteellään. Työnantajalla on edelleen, työsopimuslain mukaisesti, lähtökohtaisesti oikeus määrätä esimerkiksi työntekijän työn sisällöstä, suoritustavasta, ajankohdasta ja suorituspaikasta.

Niin ikään työssä suoriutumista ja työn tuloksia saa, ja tuleekin seurata tavanomaiseen tapaan - velvollisuudet eivät näiltäkään osin muutu, vaikka työntekijän työntekopaikka siirtyy toimistolta etätyöpisteelle. Mikäli esimerkiksi työsuorituksessa ilmenee epäkohtia, on työnantajalla myös tavanomainen keinovalikoima hyödynnettävissään (keskustelut, ohjeistus, seuranta, raportoinnit ja viime kädessä varoittaminen).

Mitä etätyössä tulisi erityisesti huomioida?

Etätyökäytäntöjen tarkastelu ja päivittäminen

Maailma ennen koronakriisiä oli varsin erilainen, eivätkä koronaa edeltäneet etätyökäytännöt välttämättä palvele tarkoitustaan tilanteessa, jossa etätyöhön on siirrytty jopa koko organisaation voimin. Nyt onkin erinomainen hetki työnantajan etätyökäytäntöjen tarkastelemiselle ja edelleen kehittämiselle.

Tuleeko jokaisesta etätyöpäivästä edelleen ilmoittaa esihenkilölle tilanteessa, jossa koko organisaatio työskentelee pääsääntöisesti etänä? Miten etätyöohjeistuksessa voitaisiin parantaa työn valvonnan ja raportoimisen osuutta - voisiko työntekijöitä esimerkiksi ohjeistaa käyttämään aktiivisemmin erilaisia viestintäkanavia esihenkilön ja tiimin suuntaan työtilannetta koskien? Työn luonne on huomioitavissa tehokkaasti etätyötä koskevissa pelisäännöissä, ja erilaisten sopeutusten luominen onkin näissä tilanteissa mahdollista, jopa suositeltavaa (esim. rajoitukset työaikajoustoihin tarpeen mukaan).

Huomio etätyön johtamiseen

Muuttuneet olosuhteet - siirtyminen toimistolta etätyöpisteille - asettavat vaatimuksia myös johtamiselle. Yhteisöllisyyden ja "tekemisen meiningin" ylläpitäminen voi osoittautua haasteelliseksi tilanteessa, jossa kukin työskentelee omalta etätyöpisteeltään eivätkä lähityössä sovellettavat johtamisen keinot ole entiseen tapaan käytettävissä.

Miten mahdollistaa innovaatioiden syntyminen ja ylläpitää työntekijöiden motivaatiota, kun spontaanit kohtaamiset loistavat poissaolollaan? Miten käydä haasteelliset keskustelut, kun sähköiset viestintäkanavat ovat ainoa väline keskusteluille? Kommunikaation tärkeyttä tuskin voi liiaksi korostaa. Koska etätyön johtamisessa esihenkilötkin voivat olla uuden edessä, on heidän kouluttaminen ja perehdyttäminen etätyön johtamiseen ensisijaisen tärkeää.

Työturvallisuusnäkökohdilla korostunut merkitys

Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Erityisesti nyt, kun etätyötä tehdään varsin poikkeuksellisissa olosuhteissa, on työturvallisuudella entistäkin korostuneempi merkitys työarjessa. Kuinka varmistaa ja ylläpitää työntekijöiden työhyvinvointia? Entä miten huomioida työstä ja ympäristöstä johtuvat fyysiset ja psyykkiset vaarat etätyössä? Henkiset kuormitustekijät ja ergonomiakysymykset ovat tyypillisesti seikkoja, jotka korostuvat etätyössä, ja joiden huomioiminen jo ennalta voi säästää monilta murheilta tulevaisuudessa.

Säännöllinen kommunikointi on tässäkin avainasemassa ja siten työnantaja voi pyrkiä ymmärtämään, miten kukin työntekijä voi. Työpaikalle on suositeltavaa luoda myös sisäiset toimintaohjeet sellaisten tilanteiden varalle, joissa työntekijä kokee olevansa tuen tarpeessa - työntekijää voi ohjeistuksessa kehottaa olemaan matalalla kynnyksellä yhteydessä työkaveriin, esihenkilöön, suoraan työpaikan HR:ään tai esimerkiksi työterveyshuoltoon.

Työnantajan kannattaa myös varmistaa, että työntekijöillä on käytössään palveluita jaksamisen ja hyvinvoinnin tueksi. Erityisesti esihenkilöiden jaksamiseen on syytä kiinnittää huomiota - heihin kohdistuva kuormitus voi olla poikkeuksellisen suurta työarjessa, jota nyt elämme. Järjestelyt työn joustavoittamiseksi, etätyön johtaminen ja viime kädessä tietoisuus mahdollisuudesta työterveyspalveluiden hyödyntämiseen voivat edesauttaa työntekijöiden jaksamista.

Tasapuolisuuden vaatimus vai ei?

Tasapuolisen kohtelun periaate pätee myös etätyössä. Verrannollisesti samassa asemassa olevia työtekijöitä tulee samankaltaisissa tilanteissa kohdella tasapuolisesti, ellei siitä poikkeaminen ole työntekijöiden tehtävät ja asema huomioiden perusteltua. Teemaan liittyvää keskustelua on viime aikoina virinnyt erityisesti työnantajan oikeudesta rajata etätyöhön oikeutettuja.

Lähtökohtana on tasapuolinen kohtelu, eli samanlaisissa tehtävissä ja samassa asemassa olevien työntekijöiden etätyöoikeus olisi pääsääntöisesti suositeltavaa linjata yhdenmukaisesti. Työnantajalla on kuitenkin oikeus, tasapuolisen kohtelun periaatetta noudattaen, luonnollisesti asettaa myös rajoituksia etätyöoikeuden suhteen (mikäli työntekijä esimerkiksi väärinkäyttäisi etätyöoikeuttaan). Tilanteissa, joissa etätyö ei olisi mahdollista tai tarkoituksenmukaista, voi rohkeatkin ratkaisut, jopa etätyöoikeuden kieltäminen, tulla harkittavaksi.

Miltä tulevaisuus näyttää?

On mahdotonta ennustaa, mihin suuntaan maailma tästä vielä muuttuu ja kuinka pitkään hallituksen etätyösuositus tulee vielä olemaan voimassa. Etätyö lienee kuitenkin vakiinnuttanut paikkansa monissa organisaatioissa, ja sen toimivuus edellyttää selkeitä, työpaikalle luotuja pelisääntöjä. Etätyö voi herättää myös uudenlaisia kysymyksiä työntekijöiden keskuudessa, joihin työnantajalta kaivataan vastauksia - miten esimerkiksi reagoida työntekijän pyyntöön tehdä etätöitä ulkomailla? Mitä riskejä tähän voi liittyä? Kysymykset voivat osoittautua monimutkaisemmiksi, kuin ensivilkaisulla voisi ajatellakaan. Etätyö ulkomailla on tästä erinomainen esimerkki.