Teknologiajuristi vastaa: Ulkoistaminen – näkökulmia sopimusneuvotteluihin

05 joulukuuta 2013

Mikael Nuotto

Ulkoistaminen – näkökulmia sopimusneuvotteluihin

Tietohallintoon liittyvä ulkoistusprojekti on useimmiten vaativa hanke, jonka puitteissa yritys siirtää liiketoimintansa harjoittamisen kannalta keskeisiä tuotannontekijöitä ulkopuolisen tahon hallinnoitavaksi. Ulkoistamiset koskevat tyypillisesti toimintoja, jotka eivät kuulu ulkoistavan yrityksen ydinliiketoimintaan, mutta joiden saatavuuteen ja toimivuuteen on kuitenkin voitava luottaa. Ulkoistamishankkeissa toimintavarmuus ja luotettavuus ovatkin ulkoistavan yrityksen kannalta keskeisen tärkeitä tavoitteita. Ulkoistusprojektit voivat olla hyvinkin laajoja ja monitasoisia, minkä lisäksi toimintavarmuuteen liittyvät palvelutasovaatimukset ja projektien tyypillisesti suurehko taloudellinen merkitys asettavat haasteita sopimusneuvotteluihin.

Ulkoistussopimusta neuvoteltaessa on lähdettävä siitä, että neuvotteluilla pyritään pitkäkestoiseen kumppanuuteen, jossa sopijapuolet toimivat yhteistyössä vuosikausia. Näin ollen sopijapuolten välisen luottamuksen säilyttäminen puolin ja toisin on tulevaa liikesuhdetta ajatellen erityisen tärkeää. Neuvotteluvoiman käyttö on toki sallittua, mutta sopimusneuvottelujen päämääränä ei välttämättä ole aina syytä pitää toiselle sopijapuolelle mahdollisimman edullisen sopimuksen neuvottelemista vaan pikemminkin vakaan ja kestävän liikesuhteen luomista kohtuullisin kustannuksin.

Sopijapuoli voi onnistua neuvottelemaan itselleen hyvinkin edullisen sopimuksen, mutta mikäli tämä etu saavutetaan toisen sopijapuolen luottamuksen kustannuksella, on kyseenalaista, kuinka suureksi saavutettu hyöty käytännössä lopulta muodostuu. Yksittäistapauksissa ehdon hyvinkin tiukka neuvottelu itselleen edulliseksi voi olla perusteltua, mutta erityisesti kautta linjan tehtävään ehtojen äärimmilleen kiristämiseen tulisi suhtautua varauksella neuvottelupöydän molemmilla puolilla. Äärimmäisen edullisella ehdolla saavutettuun etuun liittyy yleensä kustannus – joko palveluiden hinnassa, sopijapuolten välisessä luottamuksessa tai esimerkiksi sopimuskumppanin halussa uusia sopimus sopimuskauden tullessa päätökseensä. Ulkoistuksella tavoiteltava hyöty valuu helposti hukkaan, jos ulkoistussopimuksesta ei ehtojen epätasapainoisuuden vuoksi tule kovin pitkäkestoista.

Monet neuvotteluissa paljon keskustelun kohteena olevat sopimusehdot eivät myöskään aina ole niitä, jotka olisivat sopijapuolten välisen käytännön yhteistyön kannalta keskeisiä. Usein neuvotteluissa käytetään runsaasti aikaa mm. vastuunrajoitusehtoihin, sopimussakkoihin, irtisanomisehtoihin sekä kaupallisiin kysymyksiin, kuten hintaan, hinnanmuutosehtoihin ja maksuehtoihin. On selvä, että kaupallisten kysymysten tuleekin olla sopimusneuvotteluiden keskiössä, eikä esimerkiksi vastuunrajoitusehtojen merkitystä ole syytä vähätellä miltään osin. Sopijapuolten tulevan yhteistyösuhteen toimivuuden kannalta on kuitenkin tärkeää huolehtia myös siitä, että muutoksenhallintaan, projektin tavoitteisiin ja laajuuteen, sekä sopijapuolten väliseen kommunikaatioon liittyvät kysymykset olisi huomioitu riittävällä tarkkuudella. Tällaisia käytännön yhteistyön kannalta merkityksellisiä ehtoja ei siis ole sopimusneuvotteluissa syytä jättää taka-alalle, vaikka neuvotteluvaiheessa muut kysymykset voisivatkin tuntua välillä keskeisemmiltä.

Menestyksekkään ulkoistusprojektin lopputuloksena syntyy järjestely, jonka puitteissa toimintojaan ulkoistanut yritys voi luottaa siihen, että järjestelyn kohteena olevat toiminnot ovat yrityksen käytettävissä sovitulla tavalla ja yrityksen tarpeet täyttäen. Vastaavasti sopimuskumppanin näkökulmasta ulkoistuksen täytyy olla pitkällä aikavälillä kannattavaa liiketoimintaa. Kun ulkoistusjärjestely on tarkoitettu pitkäkestoiseksi ja jatkuvaksi liikesuhteeksi, on tärkeää, että sopijapuolten välinen asioiden hoito sujuu luontevasti.

Ulkoistamiseen liittyvissä sopimusneuvotteluissa on siis tärkeää muistaa sopimuksen tasapaino sopimuskumppaneiden pitkäkestoinen liikesuhde huomioon ottaen. Vastaavasti ulkoistuksiin liittyvät käytännön järjestelyt eivät saisi jäädä neuvotteluissa muihin ehtoihin nähden taka-alalle. Näiden näkökulmien huomioiminen sopimusneuvotteluissa auttaa osaltaan luomaan alkavalle kumppanuudelle kestävän pohjan.

Mikael Nuotto, asianajaja, Bird & Bird

Kirjoitus on julkaistu Tietoviikko-lehden Teknologiajuristi vastaa palstalla marraskuussa 2013. Palstalla Asianajotoimisto Bird & Bird Oy:n teknologiajuridiikan asiantuntijat vastaavat Tietoviikon lukijoiden esittämiin teknologiasektoria koskeviin juridisiin kysymyksiin.

Kirjoittajat