Formale Anforderungen an die wirksame Kündigung von Arbeitnehmern, Geschäftsführern und Vorständen

11 Dezember 2015

Dr. Stefanie Orttmann, Dr. Catharina Klumpp

Sowohl in der arbeitsrechtlichen als auch in der gesellschaftsrechtlichen Beratungspraxis wirft die Vorschrift des § 174 BGB bereits seit längerem, aufgrund neuerer Rechtsprechung jedoch zunehmend mehr, Probleme auf. Insbesondere in Fällen mit Auslandsberührung schafft die Regelung bereits seit langem erhöhten Erklärungs- und Dokumentationsbedarf.

Nach § 174 BGB ist ein einseitiges Rechtsgeschäft, das ein Bevollmächtigter einem anderen gegenüber vornimmt, unwirksam, wenn der Bevollmächtigte eine Vollmachtsurkunde nicht vorlegt und der andere das Rechtsgeschäft aus diesem Grunde unverzüglich zurückweist. Im Zusammenhang mit Kündigungen ist nach dieser Regelung eine durch einen Bevollmächtigten erklärte Kündigung unwirksam, wenn dieser eine Vollmachtsurkunde nicht vorlegt und der Kündigungsempfänger (der Arbeitnehmer/Geschäftsführer oder Vorstand) die Kündigung aus diesem Grunde unverzüglich zurückweist. Die Zurückweisung ist nach § 174 S. 2 BGB ausgeschlossen, wenn der Vollmachtgeber den betroffenen Arbeitnehmer oder das betroffene Mitglied der Geschäftsführung oder des Vorstands von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hatte.

I.              Rechtsprechung

Sowohl die ordentlichen Gerichte als auch die Arbeitsgerichte haben zu dieser Vorschrift in den letzten Jahren zahlreiche Entscheidungen erlassen.

1.            Anwendbarkeit des § 174 BGB

1.1            Die Regelung des § 174 BGB findet nach allgemeiner Meinung grundsätzlich nur auf Fälle der Erklärung durch einen Bevollmächtigten Anwendung, jedoch nicht auf gesetzliche Vertreter. Hintergrund ist der Zusammenhang mit § 180 BGB, nach dessen Satz 1 einseitige Rechtsgeschäfte durch Vertreter ohne Vertretungsmacht unwirksam sind, es sei denn, der Geschäftsgegner beanstandet die fehlende Vertretungsmacht nicht oder ist damit einverstanden (§ 180 S. 2 BGB). Daher besteht bei solchen Rechtsgeschäften ein erhöhter Erkenntnis- und Vergewisserungsbedarf, zumal der Geschäftsgegner nicht notwendig weiß, ob der Vertreter Vertretungsmacht hat, und kein Schutz durch eine Rechtsscheinvollmacht erfolgt. Diesem erhöhten Erkenntnis- und Vergewisserungsbedarf soll § 174 BGB dadurch Rechnung tragen, dass der Geschäftsgegner das einseitige Rechtsgeschäft nur gegen sich gelten lassen muss, wenn ihm der Vertreter die Vollmachtsurkunde vorlegt (§ 174 S. 1 BGB) oder wenn ihn der Vollmachtgeber über die Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hat (§ 174 S. 2 BGB).

1.2            Auf gesetzliche oder organschaftliche Vertreter ist die Regelung nach herrschender Meinung grundsätzlich nicht anzuwenden. Begründet wird dies überwiegend damit, dass bei juristischen Personen und Personenhandelsgesellschaften die Organvertreter im Handels- oder Vereinsregister einzutragen sind, so dass sich der Geschäftsgegner durch die Einsichtnahme ins Register Kenntnis von der organschaftlichen Vertretungsmacht verschaffen kann. Neben dem insoweit eindeutigen Wortlaut und der herrschenden Meinung in der Literatur wird dies auch durch die BGH-Rechtsprechung grundsätzlich bestätigt (so z.B. BGH, Urteil vom 9. November 2001 – LwZR 4/01, NJW 2002, 1194; BAG, Urteil vom 18. Januar 1990 – 2 AZR 358/89 für den besonderen Vereinsvertreter i. S. des § BGB § 30 BGB).

1.3            Dennoch wenden die Gerichte zunehmend § 174 BGB (analog) auf verschiedene Sachverhalte an, die ein Handeln durch einen organschaftlichen Vertreter beinhalten:

1.3.1            Der Bundesgerichtshof hat in Bezug auf die Anforderungen an eine namens einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) abgegebene Willenserklärung festgestellt, dass die nur von einem Gesellschafter der GbR abgegebene Willenserklärung nach § 174 S.1 BGB zurückgewiesen werden könne, wenn ihr weder eine Vollmacht der anderen Gesellschafter, noch der Gesellschaftsvertrag oder eine Erklärung der anderen Gesellschafter beigefügt sei, aus der sich die Befugnis des handelnden Gesellschafters zur alleinigen Vertretung der Gesellschaft ergebe (BGH, Urteil vom 09.11.2011 – LwZR 4/01).

1.3.2            Die Zurückweisung der Kündigung eines Vorstandsmitglieds durch den Aufsichtsratsvorsitzenden einer Aktiengesellschaft gem. § 174 BGB soll nach dem OLG Düsseldorf (Urteil vom 24. Februar 2012 – I 16 U 177/10, GWR 2012, 344) hingegen ausscheiden, wenn der Aufsichtsratsvorsitzende in der Satzung zur Abgabe von Erklärungen im Namen des Aufsichtsrats bevollmächtigt ist. Die Satzung der Aktiengesellschaft enthielt folgende Regelung: „Willenserklärungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse werden namens des Aufsichtsrats von dem Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter abgegeben“. Das Gericht führt aus, dass die Beifügung einer Vollmacht nicht erforderlich war, da in der Satzung die Vertretungsbefugnis des Aufsichtsratsvorsitzenden ausdrücklich geregelt sei und es damit beim Erklärungsempfänger nicht zu einer die Anwendung des § 174 BGB rechtfertigenden Ungewissheit über die Bevollmächtigung komme.

1.4           Diese Beispiele zeigen, dass die Rechtsprechung unter Hinweis auf fehlende Publizität (entweder wegen Abweichung von der publizierten gesetzlichen Vertretungsmacht oder bei gänzlich fehlender Publizität) § 174 BGB analog auch auf gesetzliche Vertretungsverhältnisse anwendet. Abgesehen davon, dass dies dem eindeutigen Wortlaut der Vorschrift widerspricht, sind diese Urteile wenig konsistent.

2.            Kenntnis nach Satz 2

Nach § 174 S. 2 BGB ist die Zurückweisung ausgeschlossen, wenn der Vollmachtgeber den anderen von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hatte. Nach ständiger Rechtsprechung ist Kenntnis von der Bevollmächtigung im Zusammenhang mit Kündigungen dann anzunehmen, wenn der Vertreter in eine Stellung berufen wurde, die typischerweise zu Kündigungen berechtigt (z.B. BGH, Urteil vom 20. Oktober 2008 – II ZR 107/07, NJW 2009, 293; BAG, Urteil vom 29. Oktober – 2 AZR 460/92, NZA 1993, 307; OLG Düsseldorf, Urteil vom 17. November 2003 – I 15 U 225/02, NZG 2004, 141).

2.1            Dies wurde verneint im Falle des Aufsichtsratsvorsitzenden, der die Willensbildung des Aufsichtsrates gegenüber dem Vorstand verkündete (OLG Düsseldorf
Urteil vom 17. November 2003 – I 15 U 225/02, NZG 2004, 141) und im Falle eines Referatsleiters innerhalb der Personalabteilung, der nur aufgrund einer internen Vertretungsregelung zum Vertreter des Personalleiters berufen war (BAG, Urteil vom 20. August 1997 – 2 AZR 518/96, NZA 1997, 1343).

2.2             Bejaht wurde eine solche Position bei einem Handlungsbevollmächtigten (BGH, Urteil vom 20. Oktober 2008 – II ZR 107/07, NJW 2009, 293), dem Leiter der Personalabteilung (BAG, Urteil vom 29. Oktober – 2 AZR 460/92, NZA 1993, 307) und zwar selbst dann, wenn die Gesellschaft Insolvenz angemeldet hatte, der Insolvenzverwalter den Personalleiter jedoch weiter beschäftigte (BAG, Urteil vom 22. Januar 1998 – 2 AZR 267/97, NZA 1998, 699).

3.            Beteiligung ausländischer Gesellschaften

Insbesondere bei Erklärungen durch Vertreter ausländischer Gesellschaften kommt der Klärung der rechtlichen Vertretungsmacht besondere Bedeutung zu. Die Aussprache einer Kündigung durch Vertreter einer ausländischen Gesellschaft kommt zum einen dann in Betracht, wenn der Arbeitnehmer nicht bei einer deutschen, sondern bei einer ausländischen Gesellschaft angestellt ist, zum anderen, wenn einem GmbH-Geschäftsführer durch einen Vertreter des (ausländischen) Alleingesellschafters der GmbH gekündigt werden soll. Es bereitet in der Praxis zunehmend Schwierigkeiten, die im Ausland verfügbare Dokumentation mit den Anforderungen der deutschen Gerichte an einen Nachweis der Vertretungsmacht im Zusammenhang mit § 174 BGB in Einklang zu bringen.

Hierüber hatte jüngst das OLG Köln (Urteil vom 13. August 2015 – 18 U 153/14) im Falle der Kündigung durch einen Officer einer amerikanischen Inc. zu entscheiden. Der kündigende Officer der amerikanischen Inc. war „senior vice president“, „general counsel“ und „secretary“ in Personalunion. Er kündigte den Geschäftsführer einer hundertprozentigen Tochter-GmbH der amerikanischen Inc. Das OLG Köln wendete auf die Kündigung § 174 BGB mit der Begründung an, zwar sei § 174 BGB auf die organschaftliche Vertretung grundsätzlich nicht anwendbar, allerdings sei in diesem Fall eine Anwendung gleichwohl geboten, da nach amerikanischem Recht keine Registerpublizität vorgesehen sei und die Vertretungsverhältnisse der Inc. daher nicht erkennbar seien.

Zum Umfang des danach erforderlichen Nachweises der Vertretungsmacht führt das OLG Köln aus, dass der Kündigung als Nachweis der Vertretungsmacht des Officers der Inc. Abschriften von Beschlüssen des Board of Directors oder Abschriften der Bylaws, aus denen sich die Bevollmächtigung ergibt, beigefügt werden sollen. Diese Abschriften seien von dem Secretary der Inc. zu beglaubigen und mit einem Gesellschaftssiegel zu versehen. Darüber hinaus habe der Secretary zu bescheinigen, dass der im Wortlaut wiederzugebende Beschluss oder die Bylaws auf einer ordnungsgemäß einberufenen und geführten Sitzung des Board und mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde. Schließlich sei zum Nachweis der Existenz des Gesellschafters ein apostilliertes Certificate of Good Standing beizufügen.

II.            Auswirkungen in der Praxis

Bei rein inländischen Fällen ist die genannte Problematik im Regelfall einfach zu handhaben. Ein Blick ins Handelsregister informiert über den gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft, bei eingetragenen Bevollmächtigten (wie beispielsweise Prokuristen) erspart die Publizität des Handelsregisters ein nach § 174 S. 2 BGB erforderliches In-Kenntnis-setzen. Eine Zurückweisung ist in beiden Fällen ausgeschlossen und die Regelung des § 174 BGB nur gesondert zu berücksichtigen, wenn andere Personen (beispielsweise der Abteilungsleiter ohne Prokura oder ein Fachvorgesetzter einer anderen Konzerngesellschaft) die Kündigung unterzeichnen. Es ist also zu raten, Kündigungen von gesetzlichen Vertretern unterzeichnen zu lassen, da eine wirksame Zurückweisung dann ausgeschlossen ist.

Bei ausländischen Gesellschaften ist grundsätzlich ebenfalls dazu zu raten, Kündigungen durch den/die gesetzlichen Vertreter unterzeichnen zu lassen. Jedoch ist hierbei zu beachten, dass je nach Jurisdiktion und der dort gegebenen Dokumentationslage in öffentlichen Registern darüber hinaus zusätzliche Dokumentation bei Übergabe der Kündigung ausgehändigt werden sollte. Die Dokumentation sollte zumindest nach der jüngsten Rechtsprechung der OLG Köln nicht nur die Position des Kündigenden und damit verbundene Vollmacht einwandfrei nachweisen, sondern darüber hinaus auch die Existenz der Gesellschaft, für die er tätig wird. Zu beachten ist bei alledem zudem die Form der Dokumentation. Abgesehen davon, dass Originaldokumente vorzulegen sind, ist hier soweit möglich zu einer Beglaubigung von Unterschriften auf den genannten Dokumenten, ggf. nebst Legalisation oder Apostille zu raten, um die Angriffspunkte möglichst gering zu halten. Gerade beim Ausspruch von Kündigungen, bei dem üblicherweise Fristen zu wahren sind, ist genügend zeitlicher Vorlauf einzuplanen, um diesen Erfordernissen zu genügen und die erforderlichen Dokumente aus dem Ausland zu beschaffen.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, sämtliche Mitarbeiter laufend informiert zu halten über die Besetzung leitender Positionen in der Gesellschaft sowie im Konzern und deren Befugnisse. In Frage kommt z.B. ein regelmäßiges Update einer Übersicht im Intranet verbunden mit der Verpflichtung der Mitarbeiter sich über dieses Medium entsprechend informiert zu halten. 

Autor

Klumpp-Dr Catharina

Dr. Catharina Klumpp, LL.M.

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Dr. Stefanie Orttmann, LL.M.

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