Wer darf eine Kündigung unterschreiben? - Zur Unterschriftsberechtigung und der Möglichkeit der Zurückweisung der Kündigung nach § 174 BGB

09 April 2014

Dr. Catharina Klumpp

Im Zusammenhang mit der Beratung zu Kündigungen stellt sich regelmäßig die Frage, wer das Kündigungsschreiben unterschreiben darf bzw. unterschreiben muss. Rechtlich spiegelt die Fragestellung nach dem „unterschreiben dürfen“ und „unterschreiben müssen“ zwei Aspekte wider, nämlich die Frage nach der Vertretungsmacht des Unterzeichners sowie die Frage nach der Möglichkeit des Empfängers, die Kündigung mangels Vorlage einer Vollmacht des Unterzeichners zurückzuweisen.

Regelmäßig benötigt derjenige, der für die Gesellschaft des Arbeitgebers eine Erklärung abgeben möchte, Vertretungsmacht. Diese ergibt sich entweder qua Gesetz oder aufgrund organschaftlicher Vertretung, so beispielsweise für den Geschäftsführer einer GmbH, welcher nach §35 GmbHG zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt ist. Daneben kann aber auch anderen Personen rechtsgeschäftlich durch entsprechende Bevollmächtigung die Vertretungsmacht übertragen werden. Dies ist entweder im Rahmen einer Innenvollmacht durch Erklärung gegenüber dem Vertreter oder im Rahmen einer Außenvollmacht durch Erklärung gegenüber dem Empfänger möglich. Ein besonders Formerfordernis besteht nicht. In der Praxis ergeben sich daher im Hinblick auf die Vertretungsmacht des Unterzeichners keine Probleme. Sofern bei einem Kündigungsschreiben nicht der gesetzliche Vertreter, sondern ein Dritter unterzeichnet, so geschieht dies regelmäßig im Auftrag der Gesellschaft und mithin auch im Rahmen der dem Unterzeichner erteilten Vertretungsmacht.

Genau bei diesen Fällen, in denen nicht der gesetzliche Vertreter, sondern ein bevollmächtigter Dritter ein Kündigungsschreiben unterzeichnet, ist jedoch die Zurückweisungsmöglichkeit des § 174 BGB zu berücksichtigen. Nach dieser Regelung ist eine durch einen Bevollmächtigten erklärte Kündigung unwirksam, wenn dieser eine Vollmachtsurkunde nicht vorlegt und der Kündigungsempfänger (der Arbeitnehmer) die Kündigung aus diesem Grunde unverzüglich zurückweist. Nach § 174 S. 2 BGB ist die Zurückweisung ausgeschlossen, wenn der Vollmachtgeber den betroffenen Arbeitnehmer von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hatte.

In der Praxis sind hier vier Fälle zu unterscheiden:

  1. Das Kündigungsschreiben wird durch den alleinigen Geschäftsführer einer GmbH unterzeichnet.
  2. Das Kündigungsschreiben wird durch den alleinvertretungsberechtigten Prokuristen einer GmbH unterzeichnet.
  3. Das Kündigungsschreiben wird durch den Personalleiter unterzeichnet
  4. Das Kündigungsschreiben wird durch den direkten Vorgesetzten des Arbeitnehmers unterzeichnet. Dieser verfügt über keine besondere Vertretungsmacht und ist auch nicht in der Personalabteilung beschäftigt.

Im ersten Fall, der Unterzeichnung des Kündigungsschreibens durch den Geschäftsführer, findet die Regelung des § 174 BGB per se keine Anwendung. Der Geschäftsführer ist zur Vertretung der Gesellschaft aufgrund seiner organschaftlichen Stellung befugt und bedarf keiner Bevollmächtigung. Insoweit ist auch eine Zurückweisung des Kündigungsschreibens ausgeschlossen.

Im zweiten Fall, der Unterzeichnung des Kündigungsschreibens durch einen Prokuristen, handelt der Prokurist als Bevollmächtigter der Gesellschaft. Zwar liegt hier grundsätzlich eine Fallgestaltung vor, bei der ein Bevollmächtigter ohne gesonderte Vorlage einer Vollmachtsurkunde handelt, aufgrund der erteilten Prokura ist die Zurückweisung aber nach § 174 S. 2 BGB ausgeschlossen. Durch die Eintragung der Prokura in das Handelsregister ist der Erklärungsempfänger von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt ist, jedenfalls besteht zumindest die Möglichkeit, durch Einsicht in das Handelsregister Kenntnis zu erlangen. Auch ohne Vorlage einer Vollmacht ist hier eine Zurückweisung der Kündigung ebenfalls ausgeschlossen.
Bei der dritten Fallgestaltung wird ähnlich argumentiert. Auch ein Personalleiter kann die Gesellschaft lediglich aufgrund einer entsprechenden Bevollmächtigung wirksam vertreten. Nach der Rechtsprechung ist eine Zurückweisung aber gleichwohl ausgeschlossen, wenn der Handelnde „eine Stellung bekleidet, mit der eine Vollmacht verbunden zu sein pflegt, die auch das konkrete einseitige Rechtsgeschäft umfasst und der Dritte von der Einräumung dieser Stellung weiß“. Dies gilt beispielsweise für den Leiter der Personalabteilung (nicht aber für einen gewöhnlichen Mitarbeiter in der Personalabteilung), da mit der Position des Personalleiters regelmäßig die Befugnis einhergeht, Kündigungen zu unterschreiben, sodass auch hier der Arbeitnehmer über entsprechende Kenntnis verfügt. Eine Zurückweisung der Kündigung ist ebenfalls nicht möglich.

Anders ist der vierte Fall gelagert. Hier handelt ein Bevollmächtigter, der aufgrund seiner Tätigkeit üblicherweise gerade nicht zum Ausspruch von Kündigungen bevollmächtigt ist. Auch ist nicht ersichtlich, inwieweit der Arbeitnehmer Kenntnis davon haben könnte, dass sein direkter Vorgesetzter zum Ausspruch von Kündigungen befugt ist. Entsprechend besteht hier ein Zurückweisungsrecht des Arbeitnehmers. Dieses ist dann ausgeschlossen, wenn der bevollmächtigte Vorgesetzte eine Vollmachtsurkunde vorlegt, aus der sich seine Bevollmächtigung zum Ausspruch der Kündigung ergibt. Hierfür ist das Original der Vollmacht erforderlich. Wird keine entsprechende Vollmacht vorgelegt, ist der Arbeitnehmer zur Zurückweisung der Kündigung berechtigt. Erfolgt die Zurückweisung unverzüglich, führt dies zur Unwirksamkeit der Kündigung. Eine nachträgliche Heilung ist nicht möglich.

Aufgrund der Zurückweisungsmöglichkeit nach § 174 BGB kommt der Unterscheidung zwischen gesetzlicher bzw. organschaftlicher Vertretungsmacht und Vertretungsmacht aufgrund Bevollmächtigung erhebliche praktische Bedeutung zu. Die Möglichkeit der Zurückweisung besteht nur gegenüber Bevollmächtigten. Gerade wenn es um die Einhaltung von Fristen geht, ist dringend darauf zu achten, eine Zurückweisung zu vermeiden und im Fall des Handelns durch einen Bevollmächtigten direkt eine Originalvollmacht beizufügen. Ansonsten besteht die Gefahr der Zurückweisung und Unwirksamkeit der Kündigung. Gegebenenfalls ist bereits im Voraus zusätzliche Zeit für die Einholung einer solchen Originalvollmacht einzuplanen. Dies gilt insbesondere, wenn sich die rechtlichen Vertreter der Gesellschaft im Ausland befinden. Da Kündigungen regelmäßig erst zum Monatsende ausgesprochen werden, führt eine wirksame Zurückweisung meistens dazu, dass eine erneute Kündigung erst im Folgemonat ausgesprochen werden kann. Insbesondere bei Quartalskündigungsfristen endet das Arbeitsverhältnis dann erst zu einem (wesentlich) späteren Termin.

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Klumpp-Dr Catharina

Dr. Catharina Klumpp, LL.M.

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