Husk det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) ved dit næste udbud

20 januar 2016

Sara Kirstine Klougart, Maria Haugaard

Udbudslovens ikrafttræden den 1. januar 2016 medførte også krav om brug af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) ved EU-udbud over de fastsatte tærskelværdier.

Hvad er ESPN?

ESPD'en er en standardformular, der skal ses som en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis i forhold til ansøgeres og tilbudsgiveres egnethed i forhold til at byde på offentlige kontrakter.

ESPD'en bruges mere konkret som dokumentation for, at en tilbudsgiver ikke befinder sig i en af udbudslovens udelukkelsesgrunde samt lever op til de stillede udvælgelseskriterier i forhold til økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk kapacitet.

Såfremt en ansøger eller tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet, indeholder ESPD'en også oplysninger for denne enhed.

Ved at alle oplysninger samles i ESPD'en kan man reducere antallet af dokumenter i forbindelse med afgivelse af tilbud og ansøgninger om deltagelse – det vil på sigt gøre det nemmere for interesserede at deltage, da de altid vil skulle benytte det samme dokument.

Formålet med at anvende det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD'en) er derfor at gøre selve udbudsprocessen nemmere for såvel ordregivere som ansøgere og tilbudsgivere og hermed begrænse de administrative byrder ved fremlæggelse af dokumentation, da ESPD'en på sigt kan genanvendes fra udbud til udbud.

Endvidere skal ESPD'en gerne sikre, at ordregiver modtager flere tilbud, da det vil være mindre omkostningstungt at afgive tilbud eller ansøge om at deltage, ligesom det vil være hurtigere for ordregiver at skulle forholde sig til dokumentationen.

Ordregiver vil altid have mulighed for at kræve dokumentation for, at de anførte oplysninger i ESPD'en er korrekte, men i de fleste tilfælde vil der kun blive krævet endelig dokumentation fra den vindende tilbudsgiver lige inden en kontrakts tildeling.

Dette betyder, at den vindende tilbudsgiver bliver anmodet om at fremlægge den egentlige dokumentation før den endelige beslutning om kontraktens tildeling er truffet. Dette kan give en udfordring i forhold til forpligtigelsen om, at alle berørte tilbudsgivere skal underrettes hurtigst muligt og samtidigt.

Hvordan benyttes ESPD'en?

I december 2015 trådte en bekendtgørelse om brug af det fælles europæiske udbudsdokument i kraft samtidig med, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen offentliggjorde en foreløbig version af ESPD'en, som ordregiver er forpligtet til at benytte ved udbud som iværksættes fra 1. til 25. januar 2016.

Den endelige ESPD, som er vedtaget af Europa-Kommissionen i januar 2016, træder i kraft den 25. januar 2016, hvorefter den foreløbige version ikke længere skal anvendes.

Der arbejdes hen imod, at ESPD'en slutteligt bliver fuldstændig elektronisk, således at tilbudsgivere og ansøgere automatisk kan erklære, at de opfylder de relevante regler og har den krævede kapacitet for kontrakten ved at benytte et gratis, frit tilgængeligt web-baseret system, som Europa-Kommissionen har udviklet.

ESPD'en vil fra slutningen af januar 2016 skulle benyttes i alle medlemsstater, hvilket også vil være en fordel for tilbudsgivere, som ønsker at byde på opgaver i andre medlemsstater. Tidligere har der været forskellige systemer eller traditioner i hver enkelt medlemsstat. Nogle lande, herunder Danmark, har benyttet sig af egenerklæringer og tro- og loveerklæringer, mens andre lande har krævet fuld dokumentation for egnethed, økonomisk og finansiel kapacitet og teknisk kapacitet. Dette bliver ved indførelse af ESPD'en som et foreløbigt bevis ensrettet, da brugen heraf bliver obligatorisk.

Kommentar

At det oplyste i ESPD'en skal dokumenteres af den vindende tilbudsgiver inden tildeling af kontrakten vil i praksis betyde, at den vindende tilbudsgiver kender resultatet af udbuddet før de øvrige tilbudsgivere, eller i hvert fald at den pågældende tilbudsgiver har en stærk formodning og forventning om at få tildelt kontrakten forudsat, at den endelige dokumentation kan fremlægges.

Denne proces kan synes at være i konflikt med særligt ligebehandlingsprincippet, da den ligebehandling og gennemsigtighed, som skal sikres gennem hele udbudsprocessen, ikke kan opretholdes, når den endelige dokumentation kun indhentes hos den tilbudsgiver, der forventes at vinde.

LINKS

Den midlertidige danske ESPD, som skal benyttes frem til 25. januar, kan downloades her:

http://www.kfst.dk/Indhold-KFST/OK-nyheder/2015//404.aspx?item=web%3a%7bD222076E-998E-4098-9983-B58D059AE0BB%7d%40da.

Den endelige ESPD er offentliggjort fra Kommissionens side og kan findes her:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/?uri=CELEX:32016R0007.

Udfyldelse af ESPD'en kan umiddelbart virke meget omfattende. Som ordregiver bør man dog være opmærksom på, hvilke dele af ESPD'en som ordregiver har krævet udfyldelse af.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en vejledning til brugen, som kan findes her:

http://www.kfst.dk/~/media/KFST/Publikationer/Dansk/2015/Vejledning%20til%20ESPDen.pdf.

Indførelsen af ESPD'en samt de nye krav til udelukkelse i udbudsloven betyder også, at serviceattesten, som bestilles hos Erhvervsstyrelsen, har fået et ændret indhold.

Fremover vil der skulle indhentes flere straffeattester, ligesom det skal fremgå mere tydeligt, om tilbudsgiver har gæld til det offentlige.

Der kan anmodes om en ny serviceattest her:

https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest

Authors

Maria Haugaard

Associate
Danmark

Ring til mig på: +45 20 75 27 42

Sara Klougart

Associate
Danmark

Ring til mig på: +45 72 24 12 12