Klagenævnet for Udbud har endnu en gang erklæret en pointmodel for uegnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Under udbuddet vægtede pris 30 % i tilbudsevalueringen, hvilket den valgte pointmodel ikke afspejlede tilstrækkeligt.

Faktum

Region Midtjylland udbød på vegne af alle danske regioner et begrænset udbud af 3 dagbemandede helikopterberedskaber som led i etablering og drift af en landsdækkende akutlægehelikopterordning.

Tildelingskriteriet var fastlagt til ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” med underkriterierne ”Økonomi 30 %”, ”Kvalitet i opgaveløsningen 40 %” og ”Driftssikkerhed 30 %”.

Det fremgik af udbudsmaterialet, at ordregiver havde fastsat en budgetramme for udbuddet på 100 mio. kr. årligt. Det var klart angivet flere steder i udbudsmaterialet, at såfremt tilbuddet oversteg budgetrammen, ville tilbuddet blive erklæret ukonditionsmæssigt og ikke indgå i den videre evaluering.

Under udbuddet blev tilbuddene på underkriteriet økonomi, ligesom de 2 øvrige underkriterier, evalueret på en pointskala fra 0-10, hvor 10 ("fremragende tilbud”) udgjorde den bedste score, og scoren 0 ("helt uacceptabelt tilbud") udgjorde den laveste score. Vurderingen blev foretaget på baggrund af en beregnet samlet kontraktsum inklusive vægtede optioner på forlængelse over en 9 årig kontraktperiode holdt op imod den omregnede årlige budgetramme oprundet til 850 mio. kr.

Regionerne valgte at sætte beløbet 850 mio. kr., som grundet budgetrammen også var identisk med den højeste konditionsmæssige pris, som targetpris (5 point på pointskalaen for økonomi), og den resterende skala blev strakt til 600 mio. kr., som var en "fremragende" pris (10 point), og 1.100 mio. kr., som var en "helt uacceptabel" pris (0 point).

I samtlige tilbud lå pointene for underkriteriet økonomi mellem 5,47 og 7,96, mens pointene for de kvalitative underkriterier lå på mellem 6,2 og 9,2.

Klagenævnet

Klagenævnet udtaler, at ”Det må efter oplysningerne om de to optioner sammenholdt med indholdet af de faktisk afgivne tilbud anses for åbenbart, at tilbudssummen for optionerne isoleret set ikke realistisk kunne forventes at udgøre et så stort beløb over en 9 årig periode, at der i det konkrete udbud ville kunne forventes tilbud på op til 1100 mio. kr. 

Det er derfor åbenbart, at indklagedes fastsættelse af den maksimale pris, der kunne tildeles 1 [red. 0] point, til et beløb på 1100 mio. kr. medfører, at den nederste del af indklagedes pointskala i relation til underkriteriet >>Økonomi<< er uden realitet.

Under disse omstændigheder indebærer den af indklagede anvendte pointmodel, at >>Økonomi<< ikke fik den betydning, som tilbudsgiverne  som følge af den fastsatte vægtning af kriteriet på 30 % kunne forvente. Hertil kommer, at det savner mening at anvende en evalueringsmodel, der indebærer, at en del af pointskalaen for et underkriterium de facto alene er anvendelig i forhold til ukonditionsmæssige tilbud.”

Kommentar

Der har efterhånden i Klagenævnet for Udbuds praksis været afsagt en række kendelser om forståelsen og brugen af pointmodeller. Kendelsen her er imidlertid interessant bl.a. fordi Klagenævnet her underkender en model, hvor underkriteriet økonomi alene havde en vægtning på 30 % af den samlede vurdering. 

Det særegne ved den konkret anvendte model var først og fremmest, at targetprisen på 850 mio. kr., som udløste middelscoren 5, samtidig var udtryk for den højeste pris, som ordregiver lovligt kunne acceptere, da det flere steder i udbudsmaterialet var anført, at priser over dette (svarende til ca. 100 mio. kr. årligt) automatisk ville blive anset som ukonditionsmæssige.

I praksis ville skalaens pointscore fra 0-5 på økonomi aldrig kunne anvendes på et konditionsmæssigt tilbud, og da dette ikke gjaldt for de øvrige underkriterier, og det ifølge Klagenævnets vurdering var urealistisk, at der skulle indkomme bud på 1.100 mio. kr. svarende til scoren 0 point, synes underkendelsen af modellen ikke overraskende.

Klagenævnet kunne dog også have valgt at tage de pragmatiske briller på og forholde sig til det faktum, at spredningen på henholdsvis økonomi og de øvrige underkriterier ikke var så forskellig endda, og at modellen, når man læser indklagedes argumenter, rent faktisk gav praktisk mening, idet man for alle 3 underkriterier havde sat skalaen sammen med helt uacceptabel 0 point, acceptabel 5 point og fremragende 10 point.

Yderpunkterne på skalaen illustrerede, hvad der prismæssigt ville være et fremragende tilbud ved en forholdsvis minimal opfyldelse af ønskerne i kravspecifikationen, samt hvad der ville være en uacceptabel pris for en optimal opfyldelse af ønskerne i kravspecifikationen.

Klagenævnet synes dog bevidst ikke at forholde sig alt for meget til den konkrete begrundelse fra indklagedes side og i stedet holde fast i det letforståelige budskab, som også den tidligere praksis har peget imod - nemlig at ved brugen af en pointmodel bør der i hvert fald potentielt under de enkelte underkriterier stå de samme antal point til rådighed. Herunder bør ordregiver særligt på økonomi-kriteriet sørge for at lade forskelle i pris afspejle på en fornuftig måde, således at den indbyrdes vægtning mellem underkriterierne ikke udvandes.

Det skal dog præciseres, at en model ikke ved den konkrete anvendelse nødvendigvis skal medføre en udnyttelse af pointskalaen ”fra laveste til højeste” (herom Klagenævnets kendelse af 15. marts 2013, COWI A/S mod Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S), men at der, særligt hvis modellen ikke er offentliggjort på forhånd, består en pligt til at sørge for, at den anvendte model konkret er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

I forhold til regionens forudgående beskrivelse af decideret ukonditionsmæssige høje priser bemærkes afslutningsvis, at en så klar udmelding i udbudsmaterialet formentlig ville have retfærdiggjort en overgang til udbud med forhandling (artikel 30, stk. 1, litra a), såfremt alle priser havde ligget på det niveau, jf. Klagenævnets indsnævring af området for ”uantageligt dyre” tilbud i kendelse af 11. marts 2014 (kommenteret af Bird & Bird her). Skulle man foranlediget af kendelsen af 11. marts 2014 føle sig fristet til at komme med tilsvarende bindende udmeldinger vedrørende maksimale/konditionsmæssige priser, bør man i lyset af den nye kendelse nu være opmærksom på, at denne beslutning får en konkret betydning for brugen af pointskalaen. Skalaens laveste score bør i lyset af seneste kendelse først starte der, hvor prisen lige akkurat kan anses som konditionsmæssig og derved lige under ”uantagelig dyr”.

Authors

Cecilie Hald Andersen

Associate
Danmark

Ring til mig på: +45 30 93 91 20
Thomas Thorup Larsen

Thomas Larsen

Partner
Danmark

Ring til mig på: +45 20 75 27 49