It-systemer hos offentlige myndigheder opfylder ikke forvaltningsretlige regler

15 oktober 2014

Flere it-systemer hos offentlige myndigheder opfylder ikke forvaltningsretlige regler. Ombudsmanden har derfor bedt Finansministeriet om at tage hånd om problemstillingen.

I forbindelse med digitaliseringen i den offentlige forvaltning er der i de senere år udviklet og indført adskillige nye it-systemer, som gradvist erstatter papir og manuelle arbejdsgange i de offentlige myndigheders administration og sagsbehandling. Selvom arbejdsgangene ændres, er myndighederne fortsat forpligtet til at opfylde såvel forvaltningsretlige krav som anden regulering.

Folketingets Ombudsmand har imidlertid i en række sager konstateret, at myndigheders it-systemer ikke understøttede lovgivningen i tilstrækkelig grad. Ombudsmanden har derfor anmodet Finansministeriet, som er den centrale myndighed for digital forvaltning, om en redegørelse for, hvordan man fremadrettet vil undgå denne problemstilling.

Blandt sagerne, der har foranlediget ombudsmandens henvendelse til Finansministeriet, er en sag om overholdelse af forvaltningsretlige krav i SKAT's it-system, "EFI". Af denne sag fremgår det, at en forsvarlig tilrettelæggelse af arbejdet med udviklingen af nye it-systemer til det offentlige efter ombudsmandens opfattelse bl.a. forudsætter:

  1. At man fra starten skaber sig et overblik over de sagstyper og processer, som det nye it-system skal omfatte.
  2. At man gør sig klart, hvilke formelle og materielle regler, der gælder for behandlingen af de pågældende sager.
  3. At man er meget omhyggelig med at tage stilling til, hvorledes det nye IT-system konkret skal udformes for at kunne overholde disse regler i de forskellige forløb, som sagerne kan tænkes at ville få.
  4. At den relevante juridiske ekspertise er til rådighed i alle væsentlige faser af forløbet, f.eks. ved udarbejdelse af kravspecifikation og design og ved gennemførelse af tests mv.

Ombudsmanden har herudover udarbejdet et samlenotat med en oversigt over de forvaltningsretlige problemstillinger, som ombudsmandens praksis har afdækket. Notatet ajourføres løbende af ombudsmanden.

Ombudsmandens øgede fokus og de mange sager på området illustrerer vigtigheden af, at offentlige myndigheder sikrer sig, at de også ved anvendelsen af it-systemer lever op til de regler, de er underlagt, herunder de forvaltningsretlige regler. Det bør derfor allerede ved anskaffelsen af it-systemer sikres, at systemet understøtter opfyldelsen af relevant regulering, ligesom der – navnlig i forbindelse med større systemanskaffelser - bør sikres en ret til og mekanisme for tilpasninger af systemet ved regelændringer, der har relevans for anvendelsen af systemet.

Der kan i Ombudsmandens samlenotat findes god inspiration til de krav, der som minimum bør stilles offentlige it-systemer. Ombudsmandens samlenotat kan findes her.

Ombudsmandens omtale af den intensiverede fokus på retssikkerhed i it-systemer kan findes her.

Læs Ombudsmandens redegørelse i "EFI-sagen" her.