Hvordan sikres de økonomiske mest fordelagtige anskaffelser på sigt?

21 oktober 2014

Der er i forbindelse med det nye udbudsdirektiv givet ordregivere mulighed for at have et større fokus på inddragelse af livscyklusomkostninger, dvs. fokus på samtlige udgifter forbundet med en anskaffelse i bred forstand.

For så vidt angår de mere direkte omkostninger i selve brugsperioden, har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen i september 2014 offentliggjort en vejledning om "Totalomkostninger i udbuddet", som fokuserer på nogle af de elementer og tanker en ordregiver bør inddrage, når der skal konkurreres på mere end bare anskaffelsesprisen.

Når en ordregivende myndighed foretager indkøb, er der stort fokus på, at ordregiveren opnår en god anskaffelsespris og/eller opnår besparelser i forhold til tidligere lignende indkøb.

Det er dog ikke altid, at der ved indkøbet bliver taget højde for yderligere omkostninger, eksempelvis forbrugsafhængige omkostninger, udvikling, vedligeholdelse, support- og driftsomkostninger eller omkostninger forbundet med klimaforhold eller forurening.

Der er i det nye udbudsdirektiv indført en bestemmelse om livscyklusomkostninger, jf. artikel 68, som dels hjemler og dels giver nogle pejlemærker i forhold til inddragelse af sådanne omkostninger i udbuddet.

Definitionen af livscyklusomkostninger findes i artikel 2, stk. 1, nr. 20, hvorefter livscyklus forstås som "alle fortløbende og/eller sammenhængende faser, herunder forskning og udvikling, der skal udføres, produktion, handel og betingelserne herfor, transport, anvendelse og vedligeholdelse, i hele eksistensen af varen eller bygge- og anlægsarbejdet eller leveringen af tjenesteydelsen, fra erhvervelse af råvaren eller oparbejdelse af ressourcer til bortskaffelse, godkendelse og afslutning af leveringen eller anvendelsen."

Artikel 68 giver herefter i princippet ordregiver mulighed for i sin vurdering at inddrage samtlige udgifter. Ved sin beregning af livscyklusomkostninger skal ordregiver naturligvis overholde de grundlæggende udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed, ligesom ordregiver bør vælge og formentlig offentliggøre en beregningsmetode for livscyklusomkostningerne, der står i forhold til kontraktens genstand, jf. proportionalitetsprincippet.

I forlængelse af dette "nye" fokus i udbudsdirektivet har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen i september 2014 offentliggjort vejledningen "Totalomkostninger i udbuddet". Vejledningen omfatter ikke samtlige livscyklusomkostninger, men fokuserer på en delmængde heraf, de såkaldte "totalomkostninger", som skal forstås som omkostninger i selve brugsperioden.

I forhold til anskaffelsens kompleksitet, som alt efter anskaffelsestypen kan variere ganske meget, er vejledningen et ganske godt bud på en overordnet indføring til emnet, som fører læseren overskueligt gennem forskellige fremgangsmåder, hvorpå totalomkostninger kan inddrages i et udbud.

Vejledningen gennemgår mulighederne for at inddrage totalomkostningsbetragtninger som mindstekrav, eksempelvis nævnes der produkteffektivitet, hvor et mindstekrav konkret kan måles, og leverandøren kan holdes op på det tilbudte niveau herfor.

Vejledningen berører også kort muligheden for at inddrage totalomkostninger ved at efterspørge én samlet ydelse, eksempelvis fast pris på levering, support og vedligehold, hvor ansvaret for at holde totalomkostninger nede i det hele, påhviler leverandøren.

Endelig behandler vejledningen den for emnet mest interessante variant, hvor totalomkostningerne inddrages i selve tilbudsevalueringen, som del af et rent økonomisk kriterium, men også som del af de kvalitative underkriterier.

Set fra ordregiverside må den nye vejledning ses som et godt initiativ fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen side, som er med til at sætte de lidt bredere økonomiske perspektiver på dagsordenen. I det lys er vejledningen både en inspiration til emnet, men kan i begrænset omfang også bruges som checkliste for den ordregivende myndighed, når der skal inddrages totalomkostninger som en del af et udbud.

Vejledningen stiller mange relevante spørgsmål, men giver i sagens natur ikke skræddersyede løsninger til alle former for anskaffelser. Som ordregiver vil man derfor særligt skulle holde sig for øje, at de særlige udfordringer ved inddragelsen af totalomkostninger i udbud i høj grad knytter sig til valget af leverandørens dokumentation i såvel udbuddet som den efterfølgende kontraktperiode samt ikke mindst opfølgning og kontraktstyring.

Disse emner er kun kort berørt i vejledningen, men kan i princippet opsummeres til et spørgsmål om tro. Kan ordregiver tro på, at de i tilbuddet oplyste totalomkostninger er korrekte, og kan ordregiver tro på, at omkostningerne også forbliver i dette leje i hele kontraktperioden.

Medmindre leverandøren selv afholder alle disse udgifter og derfor selv har ansvaret for at tallene passer, bør de ovennævnte spørgsmål som minimum føre til, at ordregiver gennem kravene til tilbuddet heri opnår en så tilpas dokumentation for tallene, at ordregiver kan tro på deres rigtighed. I langt de fleste tilfælde bør ordregiver dog også udforme deciderede garantier og klare bestemmelser for opfølgende målinger af omkostninger undervejs i kontraktperioden, således at leverandøren kan holdes fast på omkostningsniveauet i hele kontraktperioden, også selv om der er tale om anskaffelser med en længere levetid, og som derfor går videre end den ellers ofte set generelle 2 års reklamationsret.

Find vejledningen her og find det nye udbudsdirektiv her 

Authors

Cecilie Hald Andersen

Associate
Danmark

Ring til mig på: +45 30 93 91 20
Thomas Thorup Larsen

Thomas Larsen

Partner
Danmark

Ring til mig på: +45 20 75 27 49