Obligatorisk whistleblowerordning i den finansielle sektor

22 oktober 2013

Nis Peter Dall, Pernille Kirk Ostergaard

Datatilsynet har offentliggjort en vejledning til brug for finansielle virksomheder, der er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2013/36/EU (CRD IV). I praksis vil stort set alle danske finansielle virksomheder blive omfattet af kravet om at etablere en whistleblowerordning pr. 1. januar 2014, herunder virksomheder omfattet af følgende love:

  • Lov om finansiel virksomhed
  • Lov om værdipapirhandel
  • Lov om investeringsforeninger
  • Lov om forvaltere af alternative investeringsfonde
  • Lov om betalingstjenester (betalingsinstitutter og virksomheder med begrænset tilladelse)
  • Lov om firmapensionskasser (pensionskasser)
  • Lov om forsikringsformidling (kun forsikringsmæglere)
  • Lov om finansielle rådgivere
  • Lov om pantebrevsselskaber
  • Lov om Lønmodtagernes Dyrtidsfond
  • Lov om Arbejdsmarkedets Tillægspension
  • Lov om Arbejdsskadeforsikring

Datatilsynet har på den baggrund etableret en særlig ansøgningsprocedure til at søge om Datatilsynet tilladelse til behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med etablering af en intern whistleblowerordning som følge af krav i den finansielle lovgivning.

Virksomheder der i forvejen har en whistleblowerordning:

Virksomheder, der i forvejen har en whistleblowerordning, skal ikke ansøge om en ny ordning men i stedet indgive en anmeldelse om ændring, hvor der tilføjes samme formuleringer om overtrædelse af den finansielle regulering, som er angivet i standardanmeldelsen, som vedrører den udvidede ordning.

Virksomheder der ikke har en whistleblowerordning

For virksomheder, der ikke allerede har en whistleblowerordning, er der etableret en særlig ansøgningsprocedure som et frivilligt alternativ til den almindelige ansøgningsprocedure for whistleblowerordninger, hvor sagsbehandlingstiden hos Datatilsynet i øjeblikket er op til 5 måneder.

Den særlige procedure er etableret med henblik på, at Datatilsynet rettidigt kan færdigbehandle ansøgninger om tilladelse til etablering af whistleblowerordning, inden den 1. januar 2014, hvor et forventet lovkrav om etablering af en intern whistleblowerordning er sat til at træde i kraft.

Blanketten skal være indsendt til Datatilsynet senest den 8. november 2013. Hvis blanketten ikke er indsendt korrekt inden denne dato, kan det ikke forventes, at Datatilsynet vil kunne meddele tilladelse med virkning fra den 1. januar 2014.

Valg af whistleblowerordning

Virksomheden skal tage stilling til, om virksomheden ønsker en whistleblowerordning , som alene lever op til de forventede krav til etablering af en intern whistleblowerordning i henhold til de nye, forventede lovkrav – den såkaldt ”begrænsede ordning” – hvor der alene kan indberettes overtrædelser af den finansielle regulering, eller om virksomheden ønsker en mere almindelig whistleblowerordning, som samtidig opfylder det forventede lovkrav per 1. januar 2014 – den såkaldte ”udvidede ordning”.

Det er en betingelse for at ansøge efter den særlige procedure, at virksomheden tilslutter sig en på forhånd udfyldt og formuleret standardanmeldelse til whistleblowerordning, hvori der ikke kan ske ændringer.

Datatilsynet har udarbejdet to standardanmeldelser, som er formuleret efter samråd med Finanstilsynet og en række relevante interesseorganisationer.

Personaleadministrationsanmeldelse

Det er en forudsætning for, at en privat virksomhed kan opnå tilladelse til at behandle personoplysninger i en whistleblowerordning, at den eller de virksomheder, der er omfattet af Persondataloven, og som i forbindelse med sin personaleadministration modtager og behandler oplysninger om strafbare forhold og andre rent private forhold fra whistleblowerordningen, har foretaget anmeldelse og opnået tilladelse til behandling af personoplysninger i forbindelse med virksomhedens personaleadministration.

Hvis en virksomhed ikke allerede har indhentet tilladelse til at behandle disse typer af personoplysninger, skal den pågældende virksomhed, som er dataansvarlig for personaleadministrationen, ligeledes særskilt søge om tilladelse hertil inden den 8. november 2013. I modsat fald bemærker Datatilsynet, at det ikke kan forventes, at en tilladelse til whistleblowerordning kan meddeles med virkning fra den 1. januar 2014.

Vejledning

Datatilsynets vejledning samt de relevante blanketter kan findes her: http://www.datatilsynet.dk/blanketter/vejledninger/whistleblowerordning-paa-det-finansielle-omraade/

Bird & Bird har indgående kendskab til persondatalovgivningen og yder gerne rådgivning om etablering af whistleblowerordninger, herunder om etablering af såvel den ’begrænsede ordning’ som den ’udvidede ordning’.

For yderligere information kontakt advokat Nis Peter Dall (nis.dall@twobirds.com) eller advokat Pernille Kirk Østergaard (pernille.ostergaard@twobird.com). 

Authors

Image of Nis Peter Dall

Nis Peter Dall

Partner
Danmark

Ring til mig på: +45 20 75 27 47
image of Pernille Kirk Østergaard

Pernille Østergaard

Associate
Danmark

Ring til mig på: +45 30 93 91 21